Un tirocinante di gestione di eventi lavora sotto la guida di un gestore di eventi per garantire che tutti gli aspetti di un evento pianificato si svolgano senza intoppi. Gestione degli eventi è un termine usato per descrivere l’atto di pianificazione ed esecuzione degli eventi e molte scuole offrono lauree in gestione alberghiera e dell’ospitalità per formare i gestori degli eventi. Il tirocinante di gestione degli eventi lavora con il responsabile dell’evento per coordinare il tema, il budget, il cibo, il luogo, la musica, i comunicati stampa, la sicurezza e molti altri aspetti logistici richiesti quando si ospita un evento.
Il tema è in genere il primo elemento discusso quando i gestori di eventi lavorano con un client. Comprendere esattamente ciò che il cliente desidera aiuta il gestore dell’evento e il tirocinante del gestore dell’evento a sapere da dove iniziare. Le posizioni di tirocinante spesso implicano la ricerca della storia dietro il tema per raggiungere l’accuratezza storica. Ad esempio, una festa in costume Gone with the Wind dovrebbe includere abiti antebellum e possibilmente anche cibo e musica del periodo. Il tirocinante del gestore dell’evento ricerca gli articoli normali di quel periodo e fornisce al responsabile dell’evento i dettagli necessari per sviluppare un piano.
Il budget è un altro aspetto importante nella pianificazione degli eventi. Una volta stabilito il tema, il gestore dell’evento discuterà le soglie di budget con il cliente per determinare quale importo di spesa è disponibile. Il tirocinante è quindi responsabile della richiesta di preventivi ai vari fornitori, del consolidamento delle informazioni e della fornitura al responsabile dell’evento di un rapporto da esaminare. A seconda del rapporto finale, potrebbero essere necessarie negoziazioni per garantire che le esigenze del cliente siano soddisfatte. Il tirocinante può partecipare alle negoziazioni tra il gestore dell’evento e i venditori o il cliente per apprendere come viene condotta l’arte della negoziazione.
Un tirocinante di gestione di eventi è talvolta considerato un “gopher” a causa del numero di attività dell’ultimo minuto assegnate. Con l’avvicinarsi del giorno dell’evento, molte piccole attività come la chiamata per confermare le consegne o la verifica dell’elenco RSVP cadono al tirocinante. Le sessioni di feedback giornaliere sono comuni in cui il gestore dell’evento e il tirocinante eseguono una lista di controllo per garantire che tutti gli aspetti siano gestiti in modo tempestivo.
Il giorno dell’evento effettivo, il tirocinante di gestione degli eventi è in genere incaricato di coordinarsi dietro le quinte con i vari fornitori. Cose banali come la pianificazione delle aree di parcheggio e di scarico per i venditori e la conferma degli articoli ordinati ordinati sono state consegnate al tirocinante. Quando l’evento è iniziato, il gestore dell’evento può essere parte dei festeggiamenti e il tirocinante monitorerà continuamente i fornitori per garantire che le cose funzionino senza intoppi.
Una volta concluso l’evento, il manager e il tirocinante di gestione degli eventi lavoreranno con i fornitori per garantire che la sede venga lasciata in ottime condizioni e che tutti i materiali vengano rimossi. Nei giorni seguenti l’evento, il tirocinante lavorerà per restituire gli articoli noleggiati o presi in prestito e preparare un rapporto delle spese finali. Il manager e il tirocinante discutono di eventuali problemi che ne risultano e determinano come gestire il futuro. Una volta pagate le spese finali, il tirocinante archivia il rapporto sull’evento e passa all’evento successivo.