I sistemi di spedizione assistiti da computer sono programmi che inviano messaggi di spedizione ai dipendenti delle emergenze e dei trasporti. Il programma inoltre registra e acquisisce informazioni da chiamanti e dipendenti coinvolti nel processo di spedizione. I sistemi di spedizione assistiti da computer instradano tutte le chiamate e i dati attraverso un server situato in un ufficio centrale. La comunicazione tra addetti sul campo, cittadini e operatori di chiamata è facilitata e costantemente aggiornata in tempo reale dal programma informatico.
Le linee telefoniche di emergenza utilizzano sistemi di spedizione assistiti da computer per inviare ambulanze, camion dei pompieri e agenti di polizia. Il personale di emergenza viene indirizzato nel luogo specificato dal chiamante. I numeri di telefono dedicati alla ricezione delle chiamate di emergenza acquisiscono automaticamente le informazioni e la posizione del chiamante tramite il server. Anche se l’agente di chiamata deve verificare la posizione dell’indirizzo, il programma per computer lo recupera nel caso in cui la chiamata venga disconnessa.
Il sistema di invio registra l’ora in cui è stata ricevuta la chiamata e continua ad aggiornarne lo stato. Alcuni sistemi di invio assistiti da computer sono abbastanza sofisticati da inviare messaggi di testo a telefoni cellulari o cercapersone. Il programma sa automaticamente quale personale sul campo contattare per garantire la risposta più efficiente. Ad esempio, se un chiamante segnala un incendio, il programma per computer invierà un messaggio di spedizione alla caserma dei pompieri situata più vicino all’indirizzo del chiamante.
Oltre a inviare messaggi di spedizione, i sistemi di spedizione assistiti da computer forniscono un metodo di comunicazione semplificato. Il programma aiuta a fornire aggiornamenti di stato regolari a seconda delle azioni e delle risposte dei dipendenti sul campo. Può anche notificare agli operatori telefonici quanto dista un risponditore dalla posizione del chiamante. Ad esempio, in una situazione che richiede un’ambulanza, l’operatore può continuare a rimanere in linea con il chiamante e comunicargli l’orario di arrivo previsto dell’ambulanza.
Oltre a fornire gli stati, il server è in grado di registrare le note dei dipendenti sul campo e degli operatori telefonici. Tutto ciò che è pertinente alla situazione o al caso viene registrato e acquisito dal sistema come un record permanente. Questo può tornare utile se quei documenti devono essere citati in giudizio in una causa legale o altra controversia. I sistemi di spedizione assistiti da computer registreranno anche come la chiamata e la situazione sono state risolte e se si tratta di un problema in corso o occasionale.
Molti programmi per computer che tengono traccia e registrano le chiamate saranno costituiti da codici diversi o stati standardizzati. Gli operatori e i dipendenti sul campo saranno in genere in grado di selezionare manualmente da un elenco o inserire una voce secondaria in una categoria “altro”. Quando diversi operatori e dipendenti recuperano lo stesso record di chiamata, saranno in grado di discernere qual è lo stato dal codice.