Le telecomunicazioni aziendali coinvolgono dispositivi, reti e apparecchiature utilizzate per aiutare le aziende a connettersi con clienti e colleghi. Ciò può includere elementi di base come telefono e fax e tecnologie più recenti come i servizi VoIP (Voice over Internet). I tipi di telecomunicazioni utilizzati possono variare da azienda a azienda e dipenderanno ampiamente dalle esigenze individuali dell’azienda.
I servizi telefonici e fax sono forse le telecomunicazioni aziendali più conosciute, principalmente perché sono in circolazione da più tempo. Anche con le nuove tendenze utilizzate in numero maggiore ogni anno, il sistema telefonico e fax di base è ancora valido e rilevante per molte aziende. Ciò vale soprattutto per le aziende che operano a livello locale e non necessitano di costosi servizi a lunga distanza.
Internet è anche coinvolto nelle telecomunicazioni aziendali, sia come caratteristica a sé stante che come veicolo per l’utilizzo di altre tecnologie. La ricerca viene effettuata principalmente online ora invece di cercare cose in libri e altri riferimenti stampati, e le e-mail vengono regolarmente inviate al posto delle lettere standard. Internet è anche utile per inviare messaggi istantanei a clienti o colleghi piuttosto che attendere una risposta via e-mail o una telefonata.
L’uso di Internet ha portato anche ad altre tecnologie emergenti e attuali, come il VoIP. Questo è un servizio telefonico che può essere utilizzato tramite Internet. Invece di effettuare chiamate da una linea telefonica standard, possono essere effettuate direttamente da un computer. Il VoIP è generalmente molto meno costoso del servizio telefonico convenzionale e spesso include un servizio illimitato a lunga distanza senza costi aggiuntivi.
I fax possono essere inviati anche tramite Internet così come le telefonate. Verrà comunque fornito un numero di fax e altre aziende che operano da un apparecchio fax standard possono inviare documenti direttamente a un programma fax virtuale basato sul Web. Utilizzando un modem fax e il software appropriato o il servizio online, i fax possono essere inviati anche da un computer a un apparecchio fax.
Le telecomunicazioni aziendali sono spesso disponibili in pacchetti o servizi in bundle che rendono più conveniente l’utilizzo di più di un servizio alla volta. Ciò è particolarmente importante perché, poiché la maggior parte delle aziende dispone di diverse linee telefoniche e richiede più servizi, questi servizi possono diventare piuttosto costosi. I servizi in bundle possono includere servizi Internet, fax e telefonici per una tariffa mensile.
Molte aziende offrono servizi di telecomunicazioni aziendali, quindi è importante che un’azienda esegua ricerche per trovare quali pacchetti potrebbero essere disponibili. Nessun pacchetto è adatto per ogni azienda. Ad esempio, se un’azienda contatta raramente clienti che vivono fuori città, i servizi telefonici a lunga distanza illimitati potrebbero non valere il costo.