Il back office di un call center ? la parte di un call center dedicata a vari tipi di attivit? amministrative, di supporto e di segreteria essenziali per la funzione dell’azienda. Come qualsiasi ambiente di back office, quest’area di un’operazione di call center affronter? questioni come il mantenimento dei registri dell’azienda, la gestione dei debiti e dei crediti associati all’operazione e persino la gestione delle attivit? di segreteria di base che aiutano a promuovere la comunicazione tra i dipartimenti e con i clienti. Quando l’operazione di call center prevede il prelievo di ordini da parte dei clienti, il back office del call center in genere gestir? anche le attivit? associate all’esecuzione dell’ordine.
La maggior parte delle funzioni associate al back office di un call center sono le stesse di qualsiasi altro tipo di operazione aziendale. Un buon esempio di queste funzioni ha a che fare con il processo contabile. Questa parte di un ufficio includer? un dipartimento contabile incaricato di gestire i debiti e i crediti dell’operazione, compresa la creazione e l’emissione di fatture ai clienti e la ricezione dei pagamenti a tali clienti. A seconda del tipo di call center coinvolto, lo sforzo di contabilit? pu? concentrarsi sulla preparazione e l’invio di fatture ad altre societ? che esternalizzano determinate funzioni al call center o collaborare con il reparto contabilit? dell’azienda che possiede e gestisce il call center per conto proprio scopi interni.
Non ? insolito che un back office di call center gestito esclusivamente a beneficio di una specifica azienda sia coinvolto nel processo di evasione dell’ordine. Qui, il call center riceve un ordine e lo inoltra al centro di evasione ordini. Da l?, i prodotti vengono preparati per la consegna al cliente, compreso l’imballaggio degli articoli e la pianificazione della spedizione con un servizio di corriere o altro tipo di entit? di spedizione. I dettagli vengono quindi inoltrati al reparto contabilit?, che pu? fatturare l’ordine e la spedizione in modo tempestivo.
L’esatta gamma di funzioni gestite da un back office del call center dipender? dalla natura del business coinvolto e da come ? strutturata la societ?. Per la maggior parte, qualsiasi tipo di attivit? amministrativa e di supporto condotta dal centro sar? considerata una funzione di back office. Quando una di queste funzioni viene interrotta per qualsiasi motivo, l’effetto sulle operazioni di centro e front office del call center pu? essere significativamente influenzato, causando una grande difficolt? per l’operazione nel suo complesso.