La linea di demarcazione tra un front office e un back office è la posizione in cui il lavoro viene svolto in ufficio. I termini possono fare riferimento all’ubicazione letterale di un determinato tipo di lavoro o essere simbolici del tipo di lavoro svolto. Le operazioni di front office tendono a gestire il contatto diretto che l’azienda ha con i clienti o i clienti dell’azienda, mentre le operazioni di back office tendono a gestire il lavoro dietro le quinte o la realizzazione dei prodotti o servizi che i clienti sono acquisto. Anche le operazioni o l’attività svolta sono diverse tra front office e back office.
In generale, le operazioni di front office tendono a svolgersi nella hall di un ufficio o in cui i clienti si riuniscono prima di entrare nella profondità di un ufficio dell’edificio. Anche i lavoratori nel front office e nel back office tendono a differire. Gli impiegati del front office tendono ad essere impiegati amministrativi e impiegati, come un receptionist. Gli impiegati del back-end tendono ad occuparsi dei compiti più approfonditi della gestione dell’azienda.
Alcune delle aree che rientrano nel front office includono vendite, marketing e assistenza. Gli impiegati del back office tendono ad occuparsi di compiti che sono più direttamente correlati alla gestione dell’azienda. Ad esempio, un lavoratore del front office può prendere un ordine cliente da un cliente, ma è responsabilità del lavoratore del back office eseguire l’ordine. La produzione, l’evasione degli ordini e persino la contabilità fanno tutti parte del back office di un’azienda.
Anche se ci sono differenze tra le operazioni di front office e back office, le due parti devono lavorare insieme per far funzionare il business nel suo complesso. Potrebbe anche essere necessaria una sovrapposizione tra le due aree dell’ufficio. Questo è anche noto come cross training. Ciò significa che i dipendenti del front office dovrebbero avere una conoscenza pratica dei compiti e dei doveri dei dipendenti del back office. Questo vale anche per i lavoratori del back office.
Il motivo della sovrapposizione è che l’azienda può fornire un servizio clienti superiore e ininterrotto. Se un lavoratore del front office è fuori a pranzo o fuori per un malato, un lavoratore del back office dovrebbe sapere abbastanza sulla propria posizione da riempire a breve termine. Se un cliente arriva per ritirare il proprio ordine o per completare le pratiche burocratiche generalmente gestite dal back office, il front office dovrebbe essere sufficientemente informato per fornire queste informazioni al cliente senza alcuna interruzione del servizio e per creare un processo continuo per il cliente o il cliente.