Un front office è una designazione che descrive un’area di un’azienda in cui i clienti e il personale dell’azienda interagiscono. I front office sono in genere chiamati così perché si trovano nella parte anteriore o all’ingresso di un’azienda, offrendo ai clienti un facile accesso agli impiegati. Questa sezione vitale del business può servire a molti scopi, a seconda dell’azienda, e spesso è il posto migliore per ottenere qualsiasi informazione relativa al cliente.
Gli uffici frontali possono avere una reception dotata di un segretario o di un impiegato amministrativo. Questo desk principale può offrire assistenza a clienti o clienti in arrivo e può indirizzare le richieste al personale corretto. In alternativa, tutto il personale del dipartimento può essere formato all’assistenza clienti; poiché i lavoratori in questa area di attività possono avere molti compiti, addestrarli tutti al servizio clienti significa che qualcuno sarà quasi sempre disponibile ad aiutare un cliente.
Oltre ad essere un punto di contatto per i clienti, quest’area può anche fungere da hub principale di comunicazione per l’intera azienda. Gli impiegati spesso svolgono funzioni di segreteria e possono essere incaricati di prendere messaggi, gestire gli ordini e trasmettere informazioni a diversi dipartimenti. Molti front office collaborano con i dipartimenti di vendita e marketing per creare e distribuire informazioni ai clienti.
A seconda delle dimensioni e della funzione dell’azienda, il front office può fungere da tuttofare. I lavoratori in quest’area possono gestire l’ordinamento e la distribuzione della posta quotidiana, fornire servizi di copia e fax ad altri reparti, lavorare direttamente con i clienti ed eseguire compiti di immissione dei dati. Un lavoratore tipico in questa posizione avrà una miscela di abilità del servizio clienti e capacità di ufficio. Abilità organizzative, alfabetizzazione informatica e dattilografia sono spesso fondamentali per sopravvivere all’atmosfera frenetica di quest’area.
Il front office può anche servire da casa per le macchine da ufficio. I dispositivi comuni presenti in quest’area includono fotocopiatrici, fax, telefoni multilinea, affrancatrici e bilance per posta e computer per ufficio. Molti esperti suggeriscono che è consigliabile chiedere assistenza ai lavoratori prima di tentare di utilizzare una di queste macchine; una macchina rotta o inceppata può causare ore di mal di testa e rallentare la produzione di un’intera azienda.
Il responsabile di quest’area energetica può avere una varietà di titoli diversi, come capo segretario, direttore di ufficio, supervisore di ufficio o amministratore. Questa persona è generalmente responsabile della formazione e della gestione degli assistenti e del servizio di capo dipartimento. I gestori di front office hanno in genere eccellenti capacità manageriali e una chiara comprensione dell’azienda e delle sue funzioni.