Uno dei servizi bancari che le aziende di tutte le dimensioni possono trovare utili è un servizio di lockbox. In sostanza, una cassetta di sicurezza è semplicemente una casella postale che la tua banca stabilisce per la tua attività e che la banca controllerà. Ti viene emesso un mandato a un indirizzo che consentirà ai tuoi clienti di inviare il pagamento per tutte le fatture emesse dalla tua organizzazione direttamente alla cassetta di sicurezza. A sua volta, la tua banca aprirà tutta la corrispondenza, depositerà gli assegni sui tuoi conti e ti fornirà un accesso elettronico che ti consentirà di vedere l’attività quotidiana. In breve, la tua banca diventa il mezzo con cui riscuoti i crediti e li depositi sul tuo conto operativo, sul libro paga o su un altro conto aziendale designato.
Ci sono diversi vantaggi nel mettere in sicurezza una cassetta di sicurezza per la tua azienda. Uno dei più importanti è la sicurezza. In generale, le cassette di sicurezza sono protette al di là delle normali misure di sicurezza associate all’avere una casella postale. Quando un pagamento raggiunge la tua cassetta di sicurezza, le probabilità che cada nelle mani sbagliate sono quasi nulle. Questo può dare a te e alla tua base di clienti un senso di comfort.
In secondo luogo, la procedura lockbox può rendere molto più semplice registrare i pagamenti nel sistema contabile. Molte banche sono in grado di fornire dettagli sui pagamenti depositati che includono immagini degli assegni e qualsiasi altro documento fornito con l’assegno. Spesso è possibile scaricare un batch giornaliero di ricevute in formato PDF e utilizzarlo per l’inserimento manuale nel sistema. Questo metodo evita al tuo team di contabilità di dover aprire la posta e smistare i controlli prima di inserire i dati. Inoltre, elimina la necessità di preparare un deposito bancario.
Tuttavia, potresti risparmiare ancora più tempo, a seconda del tipo di software di contabilità che utilizzi. Molte banche possono fornire un report delimitato che può essere importato direttamente in alcuni sistemi software di contabilità. Se sei abbastanza fortunato da avere un software compatibile, il compito di registrare i pagamenti potrebbe richiedere alcuni istanti, anche se l’elenco dei pagamenti raggiunge le centinaia.
Un terzo vantaggio del sistema lockbox è che hai una cronologia di backup dei tuoi crediti. Se dovesse succedere qualcosa di grave con il tuo sistema di contabilità del software e perdi una parte o tutti i dati, i rapporti cronologici sull’attività di lockbox possono aiutarti a iniziare il processo di ricostruzione. Ciò significa che puoi aggiornare rapidamente i tuoi account cliente e iniziare a ricostruire i tuoi rapporti di entrate e uscite mese per mese.
Sebbene un lockbox non svolga alcuna funzione che il tuo team contabile non potrebbe fare per te, i vantaggi del tempo risparmiato, la fonte di informazioni di backup e una maggiore sicurezza rendono un sistema lockbox un’opzione molto interessante. Controlla oggi con la tua banca e guarda cosa hanno da offrire in termini di un programma di lockbox.
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