Il termine “libro paga” comprende tutti i dipendenti di un’azienda che ricevono un salario regolare o altri compensi. Alcuni dipendenti possono ricevere uno stipendio costante mentre altri sono pagati per le ore lavorate o il numero di articoli prodotti. Tutti questi diversi metodi di pagamento sono calcolati da uno specialista del personale e vengono emessi gli stipendi appropriati. Le aziende utilizzano spesso strumenti di misurazione oggettivi come schede temporali o schede compilate dalle autorità di vigilanza per determinare l’importo totale della compensazione dovuta per ciascun periodo di pagamento.
Dopo che un contabile del personale ha moltiplicato le ore di un dipendente per il suo tasso di retribuzione, l’importo del reddito lordo viene inserito in un calcolatore o in un programma per computer. Detrazioni regolari come ritenute fiscali, assicurazione medica, quote sindacali, contributi di beneficenza e così via vengono quindi classificate e sottratte. Il saldo rimanente viene quindi convertito in assegno o deposito elettronico e diventa la retribuzione netta del dipendente per quel periodo di tempo. Negli Stati Uniti, i dipartimenti delle buste paga identificano anche il datore di lavoro e i dipendenti con un codice federale e mantengono un riscontro sul reddito totale e sulle detrazioni per l’anno fiscale.
Per i proprietari di piccole imprese, mantenere abbastanza denaro per pagare tutti i dipendenti è spesso una delle loro massime priorità. Anche se l’azienda stessa non è diventata redditizia, i dipendenti devono comunque essere compensati per i loro servizi. Questo è il motivo per cui molte aziende più piccole preferiscono mantenere i loro obblighi sui salari il più basso possibile fino a quando non hanno raggiunto un certo livello di redditività. Non è insolito per i proprietari di piccole imprese rinunciare ai propri stipendi per pagare i propri dipendenti.
La creazione di un efficace sistema di gestione stipendi non è particolarmente difficile per i contabili esperti, ma può richiedere molto tempo. Alcune piccole aziende si affidano a un software intuitivo per configurare un sistema semplice completo di stampanti di controllo e archiviazione dei file. Le aziende più grandi possono assegnare ragionieri qualificati per gestire le questioni salariali nell’ambito delle loro funzioni generali. Le aziende senza i mezzi per mantenere i propri sistemi spesso scelgono di affidare questo compito a specialisti esterni.
Poiché i registri delle buste paga si basano su criteri oggettivi come schede temporali e moduli fiscali federali, i contabili esterni possono eseguire tutti i calcoli, archiviare tutti i dati aggiornati ed emettere la retribuzione in modo tempestivo. I datori di lavoro devono semplicemente aggiornare queste società con qualsiasi modifica delle aliquote o delle detrazioni sui salari.