Una trascrizione è una registrazione delle prestazioni e della storia di uno studente in un particolare istituto accademico. Le trascrizioni sono utilizzate per una varietà di scopi e vengono più frequentemente quando gli studenti fanno domanda per opportunità educative avanzate e il comitato di ammissione richiede trascrizioni. Per ottenere una copia di una trascrizione, uno studente può presentare una richiesta di trascrizione al registrar della propria scuola.
Come minimo, la trascrizione include il nome dello studente al momento della frequenza, insieme alle date di frequenza, a tutte le lezioni che lo studente ha preso, ai voti che ha ricevuto, alla laurea rilasciata e alla media dei voti cumulativi dello studente (GPA ). Le trascrizioni possono anche indicare qualsiasi onorificenza accademica ricevuta, classifica della classe e altre note che potrebbero essere di interesse per le persone che stanno esaminando la trascrizione.
Quando uno studente si ritira da una lezione o riceve un corso incompleto, questo si rifletterà sulla trascrizione. Se uno studente viene messo in libertà vigilata accademica o è altrimenti disciplinato, questo può anche essere incluso nei registri delle trascrizioni. Le trascrizioni possono anche includere note per indicare che lo studente ha presentato domanda di rinnovo accademico per cancellare voti scarsi dal registro.
Nel caso di scuole che forniscono valutazioni narrative da parte degli istruttori, una trascrizione può diventare molto lunga e coinvolta. Nelle scuole in cui questa non è un’opzione, il documento è molto più breve. Le valutazioni narrative sono un argomento di controversia in alcune scuole, con alcune persone che sostengono che forniscono un quadro più completo di uno studente rispetto a un elenco di voti, mentre altri suggeriscono che leggere attraverso valutazioni narrative richiede molto tempo e che gli studenti potrebbero soffrire come risultato quando le comunità di ammissione danno un’occhiata a queste valutazioni piuttosto che prendersi il tempo di esaminarle.
Gli studenti possono ricevere trascrizioni ufficiali o non ufficiali. Le trascrizioni non ufficiali sono semplicemente stampe dei registri degli studenti, senza sigillo scolastico, e di solito sono usate come riferimento personale. Le trascrizioni ufficiali sono timbrate dal registrar per indicare che sono complete e possono anche essere fornite in forma sigillata. Se il sigillo è rotto, le trascrizioni non sono più valide. Le trascrizioni ufficiali sono di solito richieste dai comitati di ammissione e dai datori di lavoro in modo che gli studenti non siano tentati di fare il dottore dei loro documenti accademici.
Alcune scuole possono fornire trascrizioni gratuitamente, a volte con un limite di durata delle trascrizioni gratuite. Altri addebitano una piccola tassa per la generazione dei documenti e la loro spedizione. Quando gli studenti presentano una richiesta di trascrizione, devono includere i loro nomi al momento della frequenza, le loro date di partecipazione, i loro numeri di identificazione degli studenti, l’indirizzo a cui inviare la trascrizione e se deve essere ufficiale. La richiesta deve inoltre essere firmata dallo studente.