„Off the Books“ ist ein Begriff, der häufig verwendet wird, um Zahlungen zu beschreiben, die ausgeschrieben, aber nicht in den Finanzunterlagen eines Unternehmens erfasst werden. In den meisten Ländern erlauben Steuergesetze diese Art der Zahlung in sehr begrenzten Situationen, wobei viele dieser zulässigen Fälle mit der kurzfristigen Erbringung von Dienstleistungen zu tun haben, die unter einem bestimmten Betrag liegen und daher nicht einbehalten werden . Der Begriff selbst wird manchmal mit dem Versuch in Verbindung gebracht, Barleistungen für Dienstleistungen zu zahlen, die laut Gesetz in den Buchhaltungsunterlagen eines Unternehmens erfasst und der Steuereinbehaltung und -meldung unterliegen sollten.
In Situationen, in denen Zahlungen außerhalb der Bücher gesetzlich zulässig sind, sehen bestimmte Steuergesetze einige Ausnahmen von der Einbehaltung vor, oft durch die Klassifizierung der Zahlungen als etwas anderes als Löhne. So kann beispielsweise eine Gelegenheitsarbeit, bei der ein Gehalt unter einem bestimmten Betrag und für nicht mehr als einen bestimmten Zeitraum besteht, nicht einbehalten werden und kann oft rechtmäßig von einem Kassenkonto statt von einem Gehaltskonto bezahlt werden. Trinkgelder, die monatlich unter einem bestimmten Betrag liegen, müssen manchmal nicht als Einkommen gemeldet werden und werden als ausgebucht betrachtet.
Von Zeit zu Zeit können Arbeitgeber potenziellen Arbeitnehmern die Möglichkeit bieten, nach eigenem Ermessen zu arbeiten, oft indem sie sich bereit erklären, den Arbeitnehmer in bar zu bezahlen. Obwohl dies auf den ersten Blick ansprechend erscheinen mag, kann die Zustimmung zu dieser Art von Zahlungsvereinbarung zu einer Reihe von Problemen führen. Da die Löhne nicht als Einkommen ausgewiesen und nicht besteuert werden, werden diese Löhne nicht in ein von einer Bundesregierung betriebenes nationales Renten- oder Sozialversicherungssystem angerechnet. Dies wird sich wahrscheinlich nachteilig auf die Höhe der Leistungen auswirken, die während der Rentenjahre bezogen werden.
Ausgezahlt zu werden bedeutet auch, dass der Arbeitnehmer keine der Vorteile genießt, die anderen Arbeitnehmern angeboten werden, die in den Büchern entschädigt werden. Die Teilnahme an einem Gruppenversicherungsprogramm ist nicht möglich. Urlaub und persönliche Tage werden nicht angerechnet, und es ist sehr unwahrscheinlich, dass ein Trauerfall gezahlt wird, wenn ein geliebter Mensch stirbt. Sollte der Arbeitnehmer bei der Arbeit verletzt werden, wird die Arbeitnehmerentschädigungsdeckung, die anderen Arbeitnehmern zur Verfügung steht, nicht verlängert.
Die vielleicht größte Gefahr, ausgezahlt zu werden, besteht darin, dass die Steuerbehörden auf die illegalen Aktivitäten aufmerksam werden. Auch wenn der Arbeitgeber keine Steuern einbehält, bleibt der Arbeitnehmer für die Verfolgung und Meldung aller Einkünfte an die zuständigen Steuerbehörden verantwortlich. Andernfalls können Geldbußen und Strafen für die geschuldeten Steuern, die Beschlagnahme von Eigentum zur Begleichung der Steuerschuld und möglicherweise sogar eine Freiheitsstrafe verhängt werden. Aus diesem Grund ist es selten ein kluger Schachzug, zuzustimmen, über einen längeren Zeitraum von den Büchern abzuarbeiten, und kann später zu großen Schwierigkeiten führen.
Es ist wichtig zu beachten, dass die Arbeit nach den Büchern nicht mit der Arbeit als unabhängiger Auftragnehmer gleichzusetzen ist. Ein selbstständiger Auftragnehmer gilt nicht als Arbeitnehmer, sondern als Anbieter bestimmter Dienstleistungen. Unternehmen melden Zahlungen an unabhängige Auftragnehmer routinemäßig an die Steuerbehörden, und diese Auftragnehmer sind für die Berechnung und Zahlung von Steuern auf alle im Rahmen dieser Art von Vereinbarung erhaltenen Zahlungen verantwortlich.