Der Ausdruck „Cook the Books“ bezieht sich auf die Praxis, Unternehmensfinanzen so zu ordnen, dass die Aufmerksamkeit auf positive Daten gelenkt wird, aber die Möglichkeit, negative Daten zu identifizieren, verschleiert oder stark minimiert wird. Infolgedessen trägt diese Art der kreativen Buchführung dazu bei, ein falsches Bild von der wahren Natur der Finanzlage des Unternehmens zu vermitteln. Während die meisten Unternehmen, die sich dafür entscheiden, die Bücher zu kochen, darauf achten, die gesetzlichen Beschränkungen bezüglich der Führung von Unternehmensaufzeichnungen kaum einzuhalten, gibt es Fälle, in denen Informationen im Rahmen des Prozesses ausgelassen oder gefälscht werden.
Es gibt mehrere Gründe, warum sich ein Unternehmen dafür entscheiden kann, die Bücher zu kochen. Ein Motiv ist die Beschaffung zusätzlicher Finanzmittel, um das Geschäft zu erhalten oder auszubauen. Zu diesem Zweck kann das Unternehmen eine Reihe von Unternehmensbüchern erstellen, um potenzielle Kreditgeber oder Investoren aufzuzeigen. Die Daten sind so angeordnet, dass das Geschäft profitabler und stabiler erscheint, als es ordnungsgemäß organisierte Buchhaltungsunterlagen vermuten lassen.
Ein Unternehmen kann sich dafür entscheiden, die Bücher zu kochen, um die Wahrnehmung des Finanzstatus innerhalb der Geschäftswelt zu verbessern. Zum Beispiel kann das Unternehmen Daten veröffentlichen, die die Verkaufszahlen eines letzten Zeitraums hervorheben, ohne darauf hinzuweisen, wie die Betriebs- und Rohstoffkosten die aus diesen Verkäufen erzielten Einnahmen stark beeinträchtigen. Die Zahlen können auch nicht berücksichtigen, wie viele dieser Verkäufe derzeit als über 120 Tage im Rückstand oder als uneinbringliche Forderungen eingestuft werden.
Um Strafen und mögliche rechtliche Schritte auf ein Minimum zu beschränken, ist es in der Regel erforderlich, die Bücher so zu erstellen, dass sie den tatsächlichen Buchstaben der üblichen Rechnungslegungspraktiken entsprechen, während die Absicht dieser grundlegenden und gemeinsamen Regeln außer Acht gelassen wird. Wenn Sie dieses Muster sorgfältig befolgen, ist es einfacher zu beweisen, dass ein bestimmter Posten in den Finanzdaten tatsächlich korrekt ist, obwohl es einige Meinungsverschiedenheiten darüber geben kann, wie und wo in den Finanzdaten des Unternehmens die Daten erfasst werden.
Es ist wichtig zu beachten, dass es große Unterschiede zwischen Unternehmen gibt, die sich bewusst dafür entscheiden, die Bücher zu kochen, und Unternehmen, die unbeabsichtigt die richtigen Bilanzierungsrichtlinien nicht befolgen. Bei ersterem besteht die Absicht, eine falsche Wahrnehmung des wahren Stands der Unternehmensrechnungslegung darzustellen. Letzterer versucht dagegen nichts zu verbergen, es fehlt ihm jedoch an der Organisation und den Fähigkeiten, die Finanzdaten richtig zu pflegen. Normalerweise ist nur wenig Aufwand erforderlich, um den Unterschied zwischen diesen beiden Situationen zu erkennen.