Eine Erstattungsvereinbarung ist eine Vereinbarung zwischen zwei Parteien, um einer Partei Kosten zu erstatten, die in einem bestimmten Unternehmen getätigt wurden. Erstattungsvereinbarungen unterliegen oft bestimmten Bedingungen, um für eine Rückzahlung in Frage zu kommen. Oftmals treffen Unternehmen mit Mitarbeitern Erstattungsvereinbarungen für am Arbeitsplatz anfallende Kosten, wie zum Beispiel Kilometer- oder Reisekosten bei Geschäftsreisen. Regierungen schließen manchmal eine Erstattungsvereinbarung mit einem Leistungserbringer wie einem Arzt, um die notwendigen Leistungen für Bürger zu erbringen, die die normalen Gebühren nicht zahlen können.
In der Wirtschaft ist eine Erstattungsvereinbarung oft eine praktische Alternative, um einem Mitarbeiter lediglich einen festgelegten Geldbetrag für die Kosten auszuhändigen. Da Kosten wie Benzin, Flugtickets oder Hotelpreise von Tag zu Tag variieren können, ist es für einen Arbeitgeber in der Regel einfacher, dem Arbeitnehmer für jede Art von Dienstleistung eine Erstattung statt eines festgelegten Dollarbetrags zuzustimmen. Die meisten Erstattungsvereinbarungen legen fest, was erstattungsfähige Kosten darstellen kann und welche nicht; zum Beispiel können Mahlzeiten im Rahmen der Vereinbarung abgedeckt sein, aber der Besuch eines Nachtclubs ist möglicherweise nicht inbegriffen. Einige Vereinbarungen haben Kostenbegrenzungen; Dies dient dazu, einen Mitarbeiter von übermäßigen Ausgaben abzuhalten, nur weil er weiß, dass die Kosten erstattet werden.
Eine Erstattungsvereinbarung kann verlangen, dass der Arbeitnehmer Quittungen einreicht, um im Gegenzug Geld zu erhalten. Auf diese Weise kann der Arbeitgeber genau sehen, wo Geld ausgegeben wurde und ob es für eine Rückzahlung in Frage kommt. Einige Verträge erlauben es Mitarbeitern, einfach persönliche Aufzeichnungen wie Tagebücher über Ausgaben zu führen, obwohl dies das Betrugspotenzial erhöht. Das Anfordern von Quittungen kann der Buchhaltung helfen, die Erstattungsbeträge einfacher zu verfolgen, und kann aus steuerlichen Gründen erforderlich sein.
Eine weitere gängige Form der Erstattungsvereinbarung in der Wirtschaft ist die Rückzahlung der Studiengebühren. Diese Vereinbarungen werden häufig verwendet, wenn ein Unternehmen möchte, dass ein Mitarbeiter an einer Schulung oder einem Seminar teilnimmt, um seine Fähigkeiten für den späteren Einsatz am Arbeitsplatz zu verbessern. In diesen Verträgen ist in der Regel festgelegt, dass der Arbeitnehmer den Kurs abschließen, eine Zertifizierung erhalten oder einen anderen Nachweis des Abschlusses erbringen muss, um die Erstattung der Studiengebühren zu erhalten.
Staatliche Outreach-Programme verwenden häufig Erstattungsvereinbarungen mit privaten Dienstleistern, um qualifizierten Bürgern zu helfen. Im medizinischen Bereich wird es zum Beispiel oft als unpraktisch angesehen, wenn der Staat Ärzte anstellt und staatliche Krankenhäuser errichtet, wenn bereits eine florierende Privatwirtschaft existiert. Stattdessen kann eine Regierung ein Programm aufstellen, bei dem ein Arzt einkommensschwache Patienten zu einem reduzierten Kostensatz für den Patienten übernimmt, im Gegenzug für eine Erstattung der verbleibenden Kosten durch die Regierung.