Die Aufgabenanalyse ist die Untersuchung der mentalen und physischen Prozesse, die zur Erfüllung einer bestimmten Aufgabe erforderlich sind. Für eine erfolgreiche Aufgabenanalyse spielen verschiedene Faktoren eine Rolle, darunter wie lange die Aufgabe dauert und wie oft sie ausgeführt wird, wie die Umgebung ist und wie schwierig die Aufgabe ist. Es wird hauptsächlich in Geschäftsumgebungen verwendet, insbesondere in Bezug auf die Geschäftsprozessabbildung und die Geschäftsprozessmodellierung, zwei Studienrichtungen, die die Aktivitäten und Verfahren definieren, die mit einem Geschäft oder einer bestimmten Tätigkeit verbunden sind.
Eine umfassende Aufgabenanalyse kann wichtige Erkenntnisse darüber liefern, wie ein bestehendes System funktioniert. Effiziente Arbeitsabläufe und Informationsweitergabe sind entscheidend für den Erfolg eines jeden Systems, sei es ein Unternehmen, ein Verein, eine Organisation oder eine Schule. Die Aufgabenanalyse beleuchtet Probleme im Zusammenhang mit Produktivität, menschlicher Zuverlässigkeit, Planung und Entscheidungsfindung und kann dazu beitragen, das aktuelle Betriebssystem einer Gruppe zu verbessern.
Die Aufgabenanalyse bezieht sich auf verschiedene Formen der Psychologie, einschließlich der kognitiven Psychologie und der kognitiven Ergonomie. Beide Felder haben zum Ziel, die kognitiven Prozesse zu verstehen, die im Kopf arbeiten, wenn bestimmte Aufgaben ausgeführt werden. Die kognitive Psychologie sucht einen breiteren Einblick in mentale Praktiken, während sich die kognitive Ergonomie auf die mentalen Praktiken am Arbeitsplatz konzentriert. Diese beiden Bereiche spielen eine wichtige Rolle bei der Entwicklung erfolgreicher Aufgabenanalysen.
Die Jobanalyse, die die verschiedenen Aspekte eines bestimmten Jobs detailliert beschreibt, ist eine häufige Aufgabe, die eine Aufgabenanalyse mit sich bringt. Diese Situation kann bei der Einstellung neuer Mitarbeiter oder der Bewertung bestehender Mitarbeiter genutzt werden. Es kann auch die Notwendigkeit zukünftiger Änderungen an der Position oder der Organisation selbst hervorheben.
Eine Aufgabenanalyse wird durch einen Prozess der „Aufgabenzerlegung“ durchgeführt. Es geht darum, die wichtigsten Aufgaben einer Position zu identifizieren und sie dann in immer kleinere Aufgaben zu zerlegen, bis auch die kleinsten Details und mentalen Prozesse berücksichtigt werden. Eine Aufgabenanalyse kann so gründlich wie nötig sein und von wesentlichen Funktionen bis hin zur Kleiderordnung alles abdecken.
Obwohl sie oft in einem Schritt-für-Schritt-Format geschrieben sind, fällt es vielen leichter, die Aufgabenanalyse zu präsentieren und zu verstehen, wenn sie als Diagramm oder Flussdiagramm dargestellt wird. Dies ermöglicht es dem Analyser, den Ablauf der Prozesse zur Erledigung einer Aufgabe buchstäblich zu veranschaulichen. Flussdiagramme können in einer Vielzahl von Stilen erstellt werden, um der zu präsentierenden Analyse gerecht zu werden, und bieten oft ein klares Bild davon, was erforderlich ist, um eine bestimmte Aufgabe zu erledigen.