Die automatisierte Rechnungsstellung ist eine Aktion, bei der die Rechnungsstellung für Waren und Dienstleistungen erfolgt, ohne dass die Rechnung manuell erstellt werden muss. Viele Abrechnungssysteme dieser Art bieten die Möglichkeit, elektronische Kopien der Rechnungen zu erzeugen und an Kunden zu senden. Der Einsatz einer solchen Abrechnungssoftware ermöglicht eine effizientere Abwicklung des Abrechnungsprozesses und spart dem Unternehmen Zeit und Geld.
Es gibt mehrere Funktionen, die einer automatisierten Abrechnungssoftware gemeinsam sind. In den meisten Fällen ist die Software so konzipiert, dass Kundenprofile erstellt werden können, die alle Daten enthalten, die für eine genaue Rechnungserstellung erforderlich sind. Diese Daten umfassen den Kundennamen, die Rechnungsadresse, den Rechnungskontakt und eine E-Mail-Adresse, wenn die Rechnung elektronisch versendet werden soll. In den meisten Fällen sammelt das automatisierte Abrechnungsprogramm Daten aus anderen Quellen, die mit der Kundennutzung zu tun haben, oder ermöglicht die manuelle Eingabe von Bestellungen, sobald diese ausgeführt wurden. Die Prozesse innerhalb des Abrechnungssystems wenden dann die richtigen Tarife für jede Bestellung an und erstellen eine Rechnung.
Je nach Konfiguration des automatisierten Abrechnungssystems kann die Rechnung zusammen mit einem Begleitkuvert direkt nach der Rechnungserstellung ausgedruckt werden. Es ist jedoch möglich, die Software so einzurichten, dass Rechnungen automatisch zu einer bestimmten Tageszeit gedruckt werden. Es gibt sogar einige Beispiele für Software, die Maschinen veranlassen, die Rechnung zu falten, in einen voradressierten Umschlag zu stecken und den Umschlag zu verschließen. Wenn E-Mail als Liefermedium verwendet wird, kann das System die Lieferung sofort nach der Rechnungserstellung beschleunigen oder den E-Mail-Prozess zu einer bestimmten Tageszeit verwalten, ein Ansatz, der es Geschäftsinhabern ermöglicht, Rechnungen vor dem Versand zu überprüfen.
Elektronische Abrechnungssysteme dieser Art beinhalten manchmal die Möglichkeit, Zahlungen zu empfangen und auf ausstehende Rechnungen anzuwenden. E-Mail-Rechnungen können beispielsweise einen eingebetteten Link enthalten, der es dem Kunden ermöglicht, die Zahlung sofort nach Erhalt und Prüfung der Rechnung zu leisten. Anstatt von einer Person zu verlangen, die Zahlung entgegenzunehmen und manuell in die Debitorenbuchhaltungsdatenbank einzugeben, erkennt die Software die Zahlung, wendet sie auf die entsprechende Rechnungsnummer an und zieht diesen Betrag vom Saldo des Kundenkontos ab.
Die automatisierte Abrechnung funktioniert sehr gut in Situationen, in denen ein Kunde einen Dauerauftrag hat oder eine wiederkehrende Zahlung vorliegt, die wöchentlich oder monatlich angefordert werden muss. Mit dieser Anwendung kann das System so konfiguriert werden, dass es automatisch Dauer- oder wiederkehrende Rechnungen an die entsprechenden Kunden erstellt, sodass ein oder mehrere Mitarbeiter nicht stundenlang mit dieser sich wiederholenden Aufgabe arbeiten müssen. Das Endergebnis ist, dass Personal für unterschiedliche Funktionen eingesetzt werden kann, wodurch der Arbeitstag produktiver und damit kosteneffizienter gestaltet werden kann.
Der Einsatz der automatisierten Abrechnung ist heute bei Unternehmen jeder Größe üblich. Vom Einsatz dieser Software profitieren Unternehmen, die von der Telekommunikation bis zum Online-Einzelhandel reichen. Durch die Einsparung von Zeit und Ressourcen können Unternehmen ihre Kosten senken und so wettbewerbsfähiger bleiben.