Auch als Belastungsanzeige bekannt, ist eine Lastschrift eine Art Buchhaltungsbeleg, der verwendet wird, um einen Betrag zu identifizieren, der einem Kundenkonto belastet wird. In manchen Fällen handelt es sich bei dem Memo um ein internes Dokument, das es ermöglicht, noch nicht fakturierte Belastungen und Konten aufzuzeichnen. In anderen Fällen hat eine Lastschrift eine ähnliche Funktion wie eine Rechnung, die es dem Kunden ermöglicht, das Dokument als Grundlage für die Übermittlung einer Zahlung zu verwenden.
Bei Verwendung als interner Beleg kann eine Lastschrift verwendet werden, um noch nicht abgerechnete Belastungen eines Kundenkontos zu belasten. Dies kann die aktuelle Nutzung seit der letzten Abrechnung umfassen. Sobald der Prozess der Erstellung einer Rechnung für den zuletzt abgeschlossenen Zeitraum beginnt, werden alle Memos, die seit dem letzten Abschlussdatum erstellt wurden, als Dokumentation verwendet, um die Einzelposten auf der neuen Rechnung zu unterstützen. Während in der Vergangenheit die Lastschrift nur in Papierform aufbewahrt wurde, ermöglichen einige Buchhaltungssoftwaresysteme heute die Erstellung einer elektronischen Notiz, auf die zugegriffen und die Details einer Kundenrechnung ausgefüllt werden können.
Als Ersatzbeleg für eine Rechnung kann die Lastschrift verwendet werden, um den fälligen Saldo auf einem Konto zu berichtigen, wenn eine zuvor angefallene Belastung aus irgendeinem Grund auf dieser Rechnung weggelassen wird. Wenn beispielsweise die einem Kunden über einen Vertrag gewährten Sonderpreise auslaufen und die Details im Abrechnungssystem nicht aktualisiert werden, ist es möglich, dass ein Abrechnungszeitraum zu den älteren und nicht mehr gültigen Tarifen abgerechnet wird und nicht zu den Standardtarife für die gelieferten Waren und Dienstleistungen. Wenn dies der Fall ist, kann das Unternehmen eine Lastschrift ausstellen und dem Kunden eine Kopie zusenden, den fälligen Saldo auf dieser Rechnung anpassen und die Zahlung des Restbetrags innerhalb einer bestimmten Frist verlangen.
So wie eine Gutschrift häufig verwendet wird, um eine Art Ausgleich des fälligen Saldos auf einem Kundenkonto vorzunehmen, indem ein Teil der aufgelaufenen Gebühren entfernt wird, kann eine Lastschrift als Mechanismus zum Hinzufügen von Gebühren verwendet werden, für die festgelegt wurde, dass sie anfallen dieser Kunde. Die tatsächlichen Details des Memos variieren je nach den Unternehmensrichtlinien und der Einhaltung allgemein anerkannter Rechnungslegungsgrundsätze, aber das Dokument enthält wahrscheinlich alle Informationen, die erforderlich sind, um schließlich einen Posten auf einer Rechnung zu erstellen. Darüber hinaus reicht die Angabe der Lastschrift aus, um den Transaktionsverlauf vom Zeitpunkt der Belastung bis zum Rechnungsdatum nachzuvollziehen.