Bates-Nummerierung ist eine Praxis, bei der Dokumente nacheinander mit identifizierenden Zeichenfolgen versehen werden, um den Überblick zu behalten. Es können nur Zahlen oder ein alphanumerisches Bates-Nummerierungssystem verwendet werden. Es gibt keine festgelegte Methode für die Anwendung dieser Praxis und die Benutzer können ihre eigenen Codes und Zeichenfolgen für den internen Gebrauch entwickeln. Dokumentensammlungen mit Bates-Nummerierung sind einfacher zu verwalten, da die Benutzer Dokumente ohne Reihenfolge und andere Probleme leicht identifizieren können.
Dieser Begriff leitet sich von einem patentierten Gerät ab, dem Bates-Nummerierautomaten, der einst für das gleichnamige Verfahren weit verbreitet war. Bei dieser Maschine handelte es sich um einen Stempel mit einem Satz Walzen, der nach jedem Druck automatisch vorrückte und es den Leuten ermöglichte, Dokumente während der Verarbeitung mit sequentiellen numerischen Codes zu stempeln. Die Leute verwenden weiterhin Stempel für die manuelle Bates-Nummerierung, und viele Computerprogramme bieten diese Funktionalität auch an, indem sie einen dauerhaften Eintrag am oberen oder unteren Rand jedes Dokuments erstellen, unabhängig davon, ob es im Programm generiert oder aus einer anderen Quelle eingescannt wurde.
Ärzte und Juristen verwenden diese Technik am ehesten. Sie haben oft große Sammlungen von Papieren, die sich auf einen einzelnen Fall beziehen, und benötigen eine Möglichkeit, den Überblick zu behalten. Wenn Dokumente verloren gehen oder verborgen werden, kann dies medizinische oder rechtliche Fälle gefährden. Mit der Bates-Nummerierung ist es leicht zu erkennen, wenn ein Problem mit einer Dokumentensammlung vorliegt. Darüber hinaus kann aus den Nummern ein Index erstellt werden, um die Suche in den Dokumenten zu erleichtern, da eine Liste mit numerischen Referenzen erstellt werden kann.
Einige Ämter haben interne Codes, die sie als Grundlage für ihre Bates-Nummerierung verwenden, um die Verfolgung von Fällen zu erleichtern. Sie können ein System mit Bindestrich verwenden, bei dem jedes Dokument mit einer Reihe von Zahlen und Buchstaben beginnt, um den Fall zu identifizieren, gefolgt von einer individuellen Bates-Nummer. Eine Anwaltskanzlei könnte einen Code wie 201112 verwenden, um anzuzeigen, dass ein Fall der 12. von der Kanzlei im Jahr 2011 angenommen wurde, gefolgt von einer Bates-Nummer, um ein bestimmtes Dokument zu identifizieren, wie in den Jahren 201112-1234, die der Reihe nach bis 201112 folgen würden. 1235. Beide Nummern könnten auch in einem Index mit Informationen über den Inhalt der einzelnen Dokumente aufgeführt werden.
Andere Personen als Ärzte und Anwälte können die Bates-Nummerierung verwenden und können sie für die Organisation von Dokumenten- und Aktensammlungen hilfreich finden. Ein einheitliches Codierungssystem ist erforderlich, und die Menschen können alles verwenden, von Etikettendruckern über Stempel bis hin zu Nummerndokumenten.