Procurement Business Process Outsourcing (BPO) überträgt alle oder einen Teil der Aufgaben im Zusammenhang mit der Überprüfung, Sicherung und Verwaltung der Lieferanten, die die zur Herstellung der Produkte eines Unternehmens erforderlichen Rohstoffe liefern, an ein Drittunternehmen. Unternehmen, die ihre Beschaffungsabteilungen auslagern, erhoffen sich Kosteneinsparungen und gesteigerte Produktivität, indem sie funktionale Spezialisten einstellen, die Aufgaben erledigen, die normalerweise von Mitarbeitern ausgeführt werden, und Geschäftsressourcen auf den Kernbetrieb umverteilen. Beratungsunternehmen, die Beschaffungs-BPO anbieten, übernehmen die Hauptverantwortung der Abteilung und agieren auf dem Markt im Auftrag des Kundengeschäfts.
Outsourcing hat eine neue Popularität erreicht, weil der technologische Fortschritt und der Zugang zum Internet die Arbeitsmärkte in Ländern mit deutlich niedrigeren Lohnschwellen als in reifen Arbeitsmärkten, wie den USA und Großbritannien, geöffnet haben. Unternehmen experimentieren ständig mit neuen Arten von Outsourcing-Projekten, um Geld zu sparen. Das Beschaffungs-BPO ist ein Ergebnis dieser Outsourcing-Popularität und überträgt die Kontrolle über einen wichtigen Betriebsablauf an ein externes Unternehmen.
In einem normalen Unternehmen besteht die interne Beschaffungsabteilung aus Sourcing- und Einkaufsagenten, Relationship Managern, Kostenanalysten und anderen Mitarbeitern, die für die Interaktion mit externen Anbietern verantwortlich sind, die die Komponenten liefern, die das Unternehmen zur Herstellung seiner Produkte verwendet. Diese Abteilung fungiert als integraler Bestandteil des Geschäftsbetriebs, ist jedoch nicht an der direkten Herstellung von Produkten oder der Erbringung von Dienstleistungen beteiligt. Wenn Geschäftsleiter nach Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung und Kostensenkung suchen, wird der Einkauf aufgrund seines administrativen Charakters oft als geeigneter Bereich für das Outsourcing angesehen.
Firmen, die sich auf Beschaffungs-BPO spezialisiert haben, übernehmen entweder die Verantwortung für die gesamte Abteilung oder einen wesentlichen Bestandteil des Beschaffungsprozesses. Der Arbeitsumfang im Frontend umfasst typischerweise die Bestimmung des besten Bezugsortes für die benötigten Rohstoffe, die Bewertung potenzieller Lieferanten, die fundierte Auswahl des besten Lieferanten für den Auftrag, die Preisverhandlung und die Auftragsvergabe. Im Backend kümmert sich der BPO-Berater um die laufende Beziehung zu den Lieferanten und entwickelt ein System zur Leistungsbewertung.
Es gibt eine Reihe von Technologieunternehmen, die Softwarelösungen anbieten, um den Beschaffungsprozess zu verwalten. Durch die Integration des Softwaresystems werden zwar teilweise Beschaffungsaufgaben an das Technologieunternehmen übertragen, dies gilt jedoch nicht als Beschaffungs-BPO. Outsourcing überträgt die komplette Verantwortung für einen Geschäftsprozess an ein Drittunternehmen. Der BPO-Anbieter hat die operative Kontrolle über das Arbeitsprodukt der ausgelagerten Abteilung und fungiert als Vermittler des Kundengeschäfts. Diese Beziehung ist viel umfassender als die, die durch die Implementierung einer Softwarelösung besteht.