Obwohl es für keinen dieser Bereiche eine offizielle Definition gibt, gibt es einige allgemein anerkannte Unterschiede zwischen Medien- und Öffentlichkeitsarbeit. Die Jobs sind sich so ähnlich, dass viele Unternehmen je nach Unternehmensgröße eine Person für beide Rollen einstellen. Diese Fachleute helfen dem Unternehmen, indem sie nicht nur mit den Nachrichtenmedien umgehen, sondern auch ein konsistentes Image des Unternehmens in der Öffentlichkeit vermitteln, das den Wünschen des Unternehmens entspricht.
Der Hauptunterschied zwischen Medien- und Öffentlichkeitsarbeit besteht darin, dass der Begriff Medienarbeit eingeschränkter ist. Während die Öffentlichkeitsarbeit bis zu einem gewissen Grad den Umgang mit den Medien einschließen kann, ist die Medienarbeit eine Spezialität. Daher verbringen Mitarbeiter in reinen Medienarbeitspositionen ihre Zeit damit, Anrufe von den Medien entgegenzunehmen, relevante Nachrichten zu identifizieren und zu „drehen“ sowie Pressemitteilungen zu schreiben, um die Medien über die Ereignisse im Unternehmen auf dem Laufenden zu halten. Je nach Wunsch des Unternehmens nach kostenloser Werbung kann dies eine sehr beschäftigte Position sein.
Tatsächlich können die Anforderungen der Medien ein so spezialisiertes Feld sein, dass sich einige Unternehmen ausschließlich auf diese Art von Arbeit konzentrieren. Diese Medienunternehmen arbeiten mit Kunden zusammen, um ihre Namen bekannt zu machen und positive Werbung zu generieren. Wenn eine Krise oder ein negatives Ereignis das Unternehmen trifft, können diese Unternehmen auch helfen, indem sie den Medien eine Anlaufstelle bieten, an der sie wissen, dass sie die richtigen Informationen finden. Somit hilft es dem Kunden, indem es eine zentrale Quelle bereitstellt, die nicht widersprüchlich ist.
Ein PR-Profi beschäftigt sich nicht nur mit den Medien. Tatsächlich darf sich eine PR-Person überhaupt nicht mit Medien befassen, wenn das Unternehmen beschließt, seine Medien- und PR-Segmente in separate Einheiten aufzuteilen. In einem solchen Fall kann eine Person für Öffentlichkeitsarbeit für die Öffentlichkeitsarbeit verantwortlich sein und bei besonderen Veranstaltungen als Verbindungsperson fungieren, bei der Planung dieser Veranstaltungen helfen und sogar einen Firmen-Newsletter schreiben, damit die Mitarbeiter über das Geschehen auf dem Laufenden bleiben.
Egal wie die Grenze zwischen Medien- und Öffentlichkeitsarbeit gezogen wird, diese Jobs erfordern viel Geschick in der Massenkommunikation. Fachleute in diesen Positionen müssen oft voraussehen, welche Informationen nachgefragt werden, und wissen, wie sie schnell darauf zugreifen können. Darüber hinaus müssen sie dies so tun, dass das Unternehmen nicht schlecht aussieht. Die meisten Personen in diesen Bereichen haben mindestens einen Bachelor-Abschluss in Kommunikation oder Journalismus. Einige haben wahrscheinlich Erfahrung im Bereich Journalismus, entweder in Print- oder Rundfunkmedien.