Stiftungsbuchhaltung ist der Prozess der Verfolgung, Kategorisierung und Aufzeichnung von Finanztransaktionen, an denen die gebergebundenen Investmentfonds einer gemeinnützigen Organisation beteiligt sind. Sie verwendet in der Regel dieselben Standards und Prozesse wie die gewöhnliche Finanzbuchhaltung, wendet sie jedoch auf Vermögenswerte an, die bestimmten Beschränkungen unterliegen, die sich auf ihre Handhabung und Buchführung auswirken. Die wichtigste Aufgabe der Stiftungsbuchhaltung besteht darin, sicherzustellen, dass Mittel, die vom Stifter zur Verfügung gestellt werden, auch weiterhin nach dem ausdrücklichen Willen des Stifters verwendet werden, egal wie viel Zeit seit der Spende vergangen ist.
Bestimmte Arten von gemeinnützigen Organisationen akzeptieren Spenden, die der Spender für einen bestimmten Zweck einschränkt. Die meisten Gerichtsbarkeiten, die den Sonderstatus gemeinnütziger Organisationen anerkennen, erlauben es Spendern auch gesetzlich festzulegen, wie ein Geschenk an die Organisation verwendet werden soll. Verstößt eine gemeinnützige Organisation gegen die Vereinbarung zur Verwendung einer Spende in einer bestimmten Weise, kann der Spender die Rückgabe des Geschenks verlangen.
Hochschulen, Universitäten, kulturelle Einrichtungen und religiöse Organisationen legen bestimmte Spenden mit beschränkter Schenkungsbeschränkung auf ein Konto, das als Stiftungsfonds bezeichnet wird. Gängige Arten von Stiftungsfonds sind Stipendienfonds, Lehrstühle, Baufonds und allgemeine Investitionsfonds. Einige Stiftungen erlauben es der Institution, das Kapital in einer bestimmten Weise zu verwenden, bis der Fonds erschöpft ist, z. B. ein Stipendienfonds. Andere Arten von Stiftungsfonds erlauben es der Institution nicht, den Kapitalbetrag auszugeben. Stattdessen darf die Institution die Spendengelder anlegen und die Zinsen für Betriebsausgaben oder andere zulässige Zwecke verwenden.
Da jede Spende mit einer Einschränkung verbunden sein kann, die die Institution nachverfolgen muss, muss die Stiftungsbuchhaltung besondere Verfahren beinhalten, um die ordnungsgemäße Verwendung der Mittel zu gewährleisten. Allgemein anerkannte Rechnungslegungsstandards verlangen von den Instituten, Stiftungsfonds in dauerhaft gebundene Vermögenswerte und vorübergehend gebundene Vermögenswerte zu trennen. Ständig gesperrtes Vermögen sind Geschenke, die den Auftraggeber nicht ausgeben lassen. Vorübergehend gebundene Vermögenswerte haben entweder eine zeitliche Begrenzung der Beschränkung oder ermöglichen es dem Institut, das Kapital irgendwann aufzubrauchen.
Eine weitere Besonderheit der Stiftungsbuchhaltung ergibt sich aus der Tatsache, dass viele gemeinnützige Organisationen von staatlichen Steuern befreit sind. Der Prozess der Nachverfolgung von Stiftungsvermögen in einem Buchführungssystem muss die Verwendung des Vermögens und der Einkünfte für Zwecke belegen, die nach der Steuerordnung des Staates zulässig sind. Die unsachgemäße Verwendung von Stiftungsmitteln kann den Gemeinnützigkeitsstatus einer Institution gefährden, während die unsachgemäße Führung eines Stiftungsbuchhaltungssystems rechtliche und steuerliche Verpflichtungen nach sich ziehen kann.