Ein Betriebskoordinator ist die Person, die für die Organisation und Synchronisierung der Aktivitäten verschiedener Manager und Abteilungen innerhalb eines Unternehmens verantwortlich ist. Im Gegensatz zu einem Betriebsleiter, der den eigentlichen Betrieb des Unternehmens leitet, stellt ein Betriebskoordinator sicher, dass die Zeitpläne, Besprechungen und Ziele jeder Abteilung harmonieren. Seine Aufgabe ist es, Konflikte frühzeitig zu erkennen und zur Zufriedenheit aller Beteiligten zu lösen. Abhängig von der Branche und dem Ermessen des Personalleiters kann die Position auch mit einem anderen Titel bezeichnet werden, z. B. als Veranstaltungskoordinator oder Informationskoordinator.
Kommunikationsfähigkeit
Diese Person muss ein Meister der Kommunikation sein, um effektiv und erfolgreich zu sein. Außerdem muss er sich schnell an Veränderungen anpassen können. Wenn auch nur eine Abteilung ihre Pläne, Ziele oder Zielsetzungen ändert, könnte dies den Gesamtbetrieb des Unternehmens erheblich beeinträchtigen. Die Rolle des Koordinators erfordert, dass er oder sie die Auswirkungen sich ändernder Umstände schnell einschätzt und Strategien entwickelt, die andere Abteilungen nur minimal beeinflussen. Die Fähigkeit, Ideen schnell und selbstständig zu bearbeiten und Änderungen umzusetzen, ist für einen Betriebskoordinator von unschätzbarem Wert.
Planung und Terminplanung
Die proaktive Planung und Terminierung von Projekten ist ein weiterer wichtiger Teil der Arbeit eines Betriebskoordinators. Dies erfordert die Interaktion mit externen Agenturen und Organisationen sowie die Sicherstellung, dass das Schlüsselpersonal des Unternehmens bei Bedarf verfügbar ist. Oftmals beinhaltet der Job die gleichzeitige Organisation mehrerer Projekte, was vorbildliche Planungs- und Zeitmanagementfähigkeiten erfordert. Es erfordert auch Treffen mit externen Auftragnehmern, Dienstleistern und Anbietern, um spezifische Details zu klären.
EDV-Kenntnisse
Hervorragende Computersoftware-Kenntnisse sind für einen Betriebskoordinator von großem Vorteil. Die Möglichkeit, intern und extern elektronisch zu kommunizieren, spart Zeit, und die Planung von Zeitplänen wird durch den Einsatz von Computer-Tabellenkalkulations- und Kalendersoftware vereinfacht. Kenntnisse in der Erstellung visueller Präsentationen mit Multimedia-Software können ebenfalls hilfreich sein.
Unterstützung des Betriebsleiters
Von einem Betriebskoordinator wird häufig erwartet, dass er den Betriebsleiter zusätzlich zu seinen anderen Aufgaben unterstützt. Dies erfordert im Allgemeinen eine regelmäßige Überprüfung und manchmal eine Überarbeitung des Zeitplans des Managers. Die Position kann es auch erfordern, dass er oder sie Reise- und Hotelarrangements für den Betriebsleiter trifft und Reiserouten bestätigt.
Qualifikationen
Die Ausbildungsanforderungen für eine Position als Betriebskoordinator variieren stark von einem Unternehmen zum anderen. Manchmal ist ein Bachelor-Abschluss erforderlich, der jedoch entfallen kann, wenn vergleichbare Berufserfahrung nachgewiesen wird. Ein geeigneter Arbeitshintergrund kann kaufmännische oder administrative Unterstützungspositionen umfassen, die bewiesen, dass der Kandidat ein ausgezeichneter Kommunikator ist und über geübte Multitasking-Fähigkeiten verfügt.