Etwas wird als dauerhaften Wert bezeichnet, wenn es eine historische Bedeutung hat oder eine andere Form von Wert hat, von der erwartet wird, dass sie bis weit in die Zukunft Bestand hat. Während viele künstlerische Dokumente von bleibendem Wert sind, darunter Künstlermanifeste und literarische Werke, wird dieser Begriff auch häufig für juristische und geschäftliche Dokumente verwendet. Die Gründe für die Aufbewahrung eines Dokuments sind vielfältig, aber in der Regel handelt es sich um das Dokument, das Informationen enthält, die neu, revolutionär oder für die Zukunft nützlich sein werden. Im Durchschnitt machen Dokumente mit bleibendem Wert weniger als 5 Prozent aller erstellten Dokumente aus. Die für die Dokumente verantwortlichen Organisationen bestimmen normalerweise nicht, welche Dokumente wertvoll sind; dies wird normalerweise den Archivaren überlassen.
Von vielen Arten von Dokumenten kann gesagt werden, dass sie einen bleibenden Wert haben. Während dieser Begriff für literarische Werke und Zeichnungen verwendet werden kann, wird er häufiger für Geschäfts- und Rechtsdokumente verwendet. Diese Dokumente werden selten direkt nach ihrer Erstellung aufgrund ihres Wertes ausgewählt; Archivare warten in der Regel mehrere Jahre ab, um zu sehen, wie nachhaltig ihre Wirkung ist, um festzustellen, ob diese Dokumente einen echten Archivwert haben.
Gewöhnliche Dokumente haben keinen bleibenden Wert; nur außergewöhnliche Dokumente werden für die spätere Verwendung und Recherche dauerhaft archiviert. Dafür gibt es viele Gründe, aber meistens liegt es daran, dass die Dokumente unverzichtbare oder revolutionäre Informationen enthalten. Zum Beispiel werden juristische Dokumente, die eine Gerichtsentscheidung detailliert beschreiben, die die Sichtweise anderer Gerichte auf das fragliche Thema dramatisch verändert hat, als von bleibendem Wert angesehen; Rechtsdokumente über ein gemeinsames Gerichtsverfahren würden nicht als von bleibendem Wert angesehen.
Nur sehr wenige Dokumente werden als von bleibendem Wert angesehen, da die meisten Dokumente allgemeine Ereignisse beschreiben, die zwar für das Unternehmen oder Büro, das die Dokumente erstellt, nützlich sind, aber für die Welt insgesamt nicht nützlich sind. Im Durchschnitt gelten weniger als 5 Prozent aller erstellten Dokumente als archivwürdig. Andere Dokumente können von einem Unternehmen mehrere Jahre archiviert werden, werden jedoch in der Regel vernichtet, wenn sie nicht mehr verwendet werden. Auch wenn die Einrichtung die Dokumente dauerhaft archiviert, gelten sie nur dann als dauerhaft wert, wenn eine archivierende Einrichtung ihren Wert vereinbart.
Während die für ein Dokument verantwortliche Einrichtung es möglicherweise aufgrund seines dauerhaften Wertes auswählen kann, ist dies selten. Archivare sind in der Regel dafür verantwortlich, die für die Zukunft nützlichen Dokumente zu finden und zu bestimmen. Ein Team von Archivaren trifft diese Entscheidung normalerweise, nachdem die Informationen eines Dokuments, seine nachhaltige Wirkung und ob das Dokument als erstes die wertvollen Informationen enthält, überprüft wurden. Einige Dokumente, die nicht die ersten sind, die wertvolle Informationen melden, werden archiviert, aber sie werden normalerweise nicht als wertvoll angesehen.
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