Bei mehreren verschiedenen Kopiergeräten auf dem heutigen Markt ist der digitale Kopierer oft die beste Wahl für den geschäftlichen Einsatz. Der Digitalkopierer wurde für die Arbeit mit dem Scannen von Dokumenten entwickelt und erzeugt ein qualitativ hochwertiges gedrucktes Dokument, ist oft einfacher zu warten als andere Kopierertypen und kann sehr kostengünstig betrieben werden. Hier sind einige der Vorteile der Wahl eines digitalen Kopierers für den Arbeitsplatz anstelle anderer Typen.
Viele Kopierer arbeiten mit einem älteren Verfahren, das manchmal als analoges Kopieren bezeichnet wird. Im Wesentlichen beinhaltet diese ältere Methode die Verwendung eines internen Spiegels, der das Bild des Masterdokuments auf eine Trommel kopiert. Unter Verwendung statischer Elektrizität verwendet das analoge Kopiergerät Tonerpartikel, um ein Bild von dem zu erstellen, was sich auf der Trommel befindet, verwendet ein Heizelement zum Trocknen und Fixieren des Toners und erstellt dann die Kopie auf einem Blatt Papier.
Digitale Kopierer funktionieren etwas anders. Das Dokument wird digital gescannt und im Speicher abgelegt. Mit einem Laser werden die Informationen auf die Trommel gedruckt, Toner aufgetragen und das Dokument gedruckt. Sobald das Bild des Dokuments sicher im Speicher ist, ermöglichen die meisten Formen des digitalen Kopierers, dass das Dokument aus dem Speicher gedruckt oder in einigen Fällen elektronisch an andere digitale Geräte übertragen wird, die die Übertragung empfangen können.
Der digitale Kopierer hat mehrere Vorteile. Einer der wichtigsten ist, dass viele digitale Kopierer multifunktional sind. Es können Papierkopien des Originals erstellt oder elektronische Kopien an Faxgeräte oder sogar als Text an eine E-Mail-Adresse übermittelt werden. Dadurch können viele Schritte im Kommunikationsprozess für ein Unternehmen, das mehrere Standorte betreibt, entfallen. Dadurch entfällt auch die Notwendigkeit, gedruckte Kopien des Dokuments an verschiedene physische Standorte zu senden, sowohl innerhalb der Abteilungen des Unternehmens als auch außerhalb des physischen Standorts des Unternehmens.
Als nächstes erzeugt der digitale Kopierer eine überlegene Kopie des Masterdokuments. Die verbesserte Druckqualität bedeutet, dass die Kopien im Wesentlichen nicht vom Originaldokument zu unterscheiden sind. Dies ist bei anderen Arten von Kopiergeräten nicht immer der Fall.
Schließlich sind die Betriebskosten eines digitalen Kopierers geringer, insbesondere wenn viel kopiert wird. Mehrere Faktoren tragen dazu bei, die Kosten niedrig zu halten. Erstens gibt es weniger bewegliche Teile, die zerlegt werden müssen. Dies bedeutet, dass die Wahrscheinlichkeit, dass ein digitaler Kopierer Arbeit benötigt, verringert wird. Außerdem produziert die Tinte, die für digitale Kopierer verwendet wird, normalerweise mehr Kopien pro Patrone als analoge Kopierer. Während der digitale Kopierer am Frontend mehr kostet als andere Arten von Kopiergeräten, werden die niedrigeren Kosten für den täglichen Gebrauch bald den Preisunterschied ausgleichen und auf lange Sicht tatsächlich Geld sparen.