Ein Einkaufsbuch ist eine Aufzeichnung, die von einem Unternehmen zu Buchführungszwecken über alle Zahlungen und Gelder geführt wird, die derzeit Gläubigern geschuldet werden. Dies dient dazu, genaue Aufzeichnungen zu führen und zu wissen, wie viel Geld zu einem bestimmten Zeitpunkt geschuldet ist. In der Vergangenheit wurden Einkaufsbücher von Hand geführt, aber heute verwenden die meisten großen Unternehmen computergestützte Bücher, um ihre Aufzeichnungen zu führen. Es ist üblich, dass ein Einkaufsbuch individuelle Konten für jeden Geschäftslieferanten zusammen mit dem jeweils geschuldeten Saldo enthält.
Die Führung eines erfolgreichen Unternehmens erfordert eine sorgfältige Buchführung, da Zahlungen und Zahlungseingänge jeden Tag in einem oft hektischen Tempo erfolgen. Ein Unternehmen, das den Überblick über das Kommen und Gehen dieser Gelder verliert, läuft Gefahr, bei der Begleichung seiner Schulden zu kurz zu kommen. Aus diesem Grund wird ein Einkaufsbuch mit der spezifischen Absicht geführt, sowohl die geleisteten Zahlungen als auch die geschuldeten Gelder an diejenigen zu verfolgen, die das Unternehmen mit Waren und Dienstleistungen versorgen.
Unternehmen gehen in der Regel eine Beziehung zu Lieferanten auf Kreditbasis ein, das heißt, dass zum Zeitpunkt des Kaufs keine Zahlung tatsächlich den Besitzer wechselt, sondern das Geld den Lieferanten zu einem späteren Zeitpunkt zu zahlen ist. Zu wissen, wie viel Geld jedem Lieferanten geschuldet wird, ist eine Notwendigkeit, und ein Einkaufsbuch löst dieses Problem. Jeder einzelne Lieferant wird in der Regel durch ein eigenes Konto in einem Konto dargestellt, in dem die getätigten Käufe, die vom Unternehmen für diese Käufe geleisteten Zahlungen und die dem Lieferanten geschuldeten Restbeträge erfasst werden.
Es ist ratsam, dass Unternehmen ihr Einkaufsbuch regelmäßig aktualisieren, um genau zu beobachten, wie viel Geld den Gläubigern geschuldet wird. Darüber hinaus ist ein leicht nachvollziehbares System zur Buchführung notwendig, damit Verwirrung nicht dazu führt, dass zu einem bestimmten Zeitpunkt zu wenig oder gar zu viel an die Lieferanten ausgezahlt wird. Dies kann erreicht werden, indem jeder Kauf und jede Zahlung nummeriert werden, damit sie leicht zu finden und zu identifizieren sind.
All diese Aufzeichnungen wurden für Unternehmen durch die Fortschritte in der Computertechnologie viel einfacher. Es ist eine Software verfügbar, die im Wesentlichen als digitales Einkaufsbuch fungiert, bei dem Zahlungen und Einkäufe mit nur wenigen einfachen Tastenanschlägen erfasst werden. Auch wenn ein Unternehmen seine Zahlungs- und Einkäufe computerisiert hat, muss es die Einträge sorgfältig aktualisieren, damit seine Aufzeichnungen nicht datiert werden.