Ein Fax-Haftungsausschluss ist eine Erklärung auf einem Fax mit potenziell sensiblen oder vertraulichen Informationen, die darauf hinweist, dass das Fax nur für den Empfänger bestimmt ist. Fax-Haftungsausschlüsse werden normalerweise verwendet, wenn Unternehmen oder Einzelpersonen vertrauliche Informationen per Fax senden müssen und sich vor Haftung im Zusammenhang mit verloren gegangenen Informationen schützen möchten. Ähnliche Haftungsausschlüsse werden in einigen Regionen der Welt in der E-Mail-Kommunikation verwendet, und in vielen Unternehmen werden die Menschen gebeten, einen von Rechtsberatern entwickelten standardisierten Haftungsausschluss zu verwenden.
Ein Fax-Haftungsausschluss besteht aus mehreren Elementen. Die erste ist eine Aussage darüber, wie die Informationen in die Hände der auf dem Fax adressierten Person gelangen sollen und nicht für andere Personen bestimmt sind. Der Haftungsausschluss enthält auch eine Klausel zur Vertraulichkeit der Informationen und besagt, dass die Informationen auf keine Weise verbreitet oder weitergegeben werden sollten. Darüber hinaus werden die Empfänger in einem Fax-Disclaimer normalerweise aufgefordert, den Absender zu kontaktieren, wenn ein Fax irrtümlich gesendet wird.
Personen, die versehentlich Faxe empfangen, obwohl sie nicht die beabsichtigten Empfänger sind, sollten den Absender anhand der Informationen auf dem Fax-Haftungsausschluss kontaktieren, um zu vermeiden, dass zukünftige Faxe versehentlich empfangen werden, und der Absender weiß, dass das Fax das beabsichtigte Ziel nie erreicht hat. Während viele Faxgeräte Bestätigungen ausdrucken, sagt die Bestätigung nicht, wer das Fax erhalten hat, sondern nur, dass die Informationen erfolgreich übertragen wurden. Ein Telefonanruf alarmiert die Benutzer und ermöglicht es ihnen, die hinterlegte Faxnummer zu überprüfen und erneut an die richtige Person zu senden.
Wer ein Fax irrtümlicherweise erhält, sollte es idealerweise vernichten, wenn ein Büro einen Aktenvernichter hat, um eine Verletzung der Vertraulichkeit zu verhindern. Die Entsorgung der Verbrennungsanlage ist ebenfalls angemessen. Während das Papier einfach dem Recycling zugeführt werden kann, besteht die Möglichkeit, dass das Fax von jemandem mitgenommen wird, der nicht befugt ist, die Informationen einzusehen. Je nach Inhalt des Faxes kann dies für Absender und Empfänger ein Problem darstellen.
Typischerweise werden Fax-Haftungsausschlüsse auf das Deckblatt des Faxes gedruckt, um die Benutzer darauf aufmerksam zu machen, dass sie das Fax nicht ansehen sollten, wenn sie nicht der beabsichtigte Empfänger sind. Sie können auch als Fußzeilen auf einzelnen Seiten des Faxes verwendet werden. Obwohl ein Fax-Haftungsausschluss kein Rechtsverhältnis begründet, wird die Wahrung der Vertraulichkeit der Informationen aus allgemeiner Höflichkeit erwartet, und Personen, die Informationen aus vertraulichen Faxen verwenden, können die Gültigkeit dieser Verwendung in Frage stellen, wenn eine Situation vor Gericht endet.