Der Gastredner ist eine Person, die gebeten wird, bei einer Veranstaltung zu sprechen. Die Person ist normalerweise nicht tief mit der Veranstaltung verbunden oder führt sie in irgendeiner Weise durch. Stattdessen kann der Gastredner die Veranstaltung bereichern, indem er Wissen teilt, Unterstützung anzeigt, andere unterhält oder ein wenig von all diesen Dingen spielt. Redner können bei Abendessen ausstellen, zu Beginn eine besondere Ansprache halten, die Bemühungen von Gemeindearbeitern loben oder Kinder oder College-Studenten in ein Bildungs- oder Informationsprojekt einbeziehen. In jedem Fall sind sie dadurch definiert, dass sie sprechen oder anderweitig kommunizieren werden und dazu eingeladen wurden.
Auch bei kleinsten Veranstaltungen kann der Gastredner durchaus hörenswert sein. Da sie von außerhalb der gemeinsamen Perspektive der Organisatoren oder Teilnehmer einer Veranstaltung kommen, bringen sie oft etwas Neues dazu und liefern großartiges Futter für zukünftige Gespräche. Typischerweise hängt ihr Erfolg davon ab, wie gut ihre Botschaft oder Rede zu dem fraglichen Ereignis passt, und auch davon, wie gut sie eine Rede halten oder eine überzeugende Botschaft darlegen können.
Natürlich muss der erfolgreiche Gastredner in der Lage sein, eine Rede zu verfassen, die von einem Publikum genossen und gut angenommen wird. Dazu ist eine gewisse Vorbereitung erforderlich, und einige Redner schreiben Reden vollständig oder merken sie sich. Es hilft sehr, wenn dem Gastredner mitgeteilt wird, wie lange er sprechen soll und welche Themen das Publikum vielleicht am meisten interessieren. Obwohl die Gastgeber einer Veranstaltung normalerweise nicht die volle Kontrolle darüber haben, was der Gastredner sagt, können sie den Redner möglicherweise bitten, etwas anzusprechen, was sie in der Vergangenheit oder bei einer anderen Vortragsveranstaltung diskutiert haben.
Fast ebenso wichtig ist die Einführung des Gastredners, die auch gut vorbereitet und gehalten werden sollte. Besonders bei großen Veranstaltungen sollte die Person, die die Einführung macht, ein wenig Informationen über den Hintergrund des Redners geben, einige seiner Leistungen benennen und dann vielleicht vorschlagen, warum der Redner anwesend ist. Einer der Gründe, warum diese Intros manchmal fehlschlagen können, ist, dass die Person, die die Einführung macht, nicht wirklich weiß, wer der Sprecher ist, weshalb Einführungen einige Vorbereitung erfordern. Es kann notwendig sein, ein wenig über die Geschichte oder den Hintergrund des Sprechers zu lesen, um sicherzustellen, dass die Einführung schmeichelhaft und genau ist.
Intros und eigentliche Reden können etwas weniger förmlich sein, insbesondere wenn sie im Internet stattfinden. Es gibt viele Chatrooms, die zu verschiedenen Zeiten Gäste beherbergen, die etwas diskutieren oder Fragen aus ihrem Fachgebiet beantworten. Offensichtlich lange Einführungen würden dem Gastredner die Zeit nehmen, so dass die Dinge etwas kürzer und auf den Punkt gebracht werden können, obwohl die üblichen Formen, wenn auch kurz, eingehalten werden sollten.
Manche Leute sind Dozenten, die ihren Lebensunterhalt damit verdienen, bei Vortragsveranstaltungen zu erscheinen, und dies können gelegentlich die Gastredner bei verschiedenen Funktionen sein. Der Begriff kann hier etwas verwirrend sein, denn der Redner kann zwar ein eingeladener Gast, aber auch ein bezahlter Gast sein. Durch einige kleine bis große Zahlungsangebote können sogar kleine Organisationen hochkarätige Referenten gewinnen, mit denen ein Publikum vertraut ist.