Ein Journaleintrag ist eine Buchhaltungstransaktion, die Finanzinformationen im Buchhaltungsbuch eines Unternehmens aufzeichnet. Buchhaltungsbücher bestehen oft aus verschiedenen Zeitschriften. Arten von Buchhaltungsjournalen können allgemeine, Verkäufe, Käufe, Bareingänge und Barauszahlungen umfassen. Das allgemeine Journal enthält alle Finanzinformationen des Unternehmens, einschließlich der Gesamtsummen aus den anderen Journalen. Jeder Journaleintrag, der vom Unternehmen erfasst wird, enthält in der Regel eine Soll- und eine Gutschrift, basierend auf dem traditionellen, weltweit verwendeten doppelten Buchführungssystem.
Die Journaleintragsinformationen umfassen normalerweise Kontonummern, eine kurze Beschreibung der Transaktion, den Dollarbetrag und eine bestimmte Referenznummer. Diese detaillierten Informationen helfen Unternehmen, die in den verschiedenen Buchhaltungsjournalen des Unternehmens aufgezeichneten Finanzinformationen zu verfolgen. Traditionell listen Journaleinträge zuerst alle Belastungen auf, gefolgt von den Gutschriften. Dieses Format schafft eine übersichtliche Darstellung der im Eintrag enthaltenen Finanzinformationen. Journalbuchungsblätter können auch die Initialen des Buchhalters oder der Buchhalter enthalten, die den Journaleintrag oder die Buchungen gebucht haben. Diese Informationen bieten Buchhaltungsleitern einen genauen Prüfpfad, wenn sie Journaleinträge auf Richtigkeit und Gültigkeit überprüfen.
Mehrere Arten von Journaleinträgen können von Unternehmen verwendet werden. Journaleinträge können einen Basiseintrag, einen Umkehreintrag, einen wiederkehrenden Eintrag und einen Anpassungseintrag umfassen. Grundeinträge stellen in der Regel die erstmalige Erfassung bestimmter Finanzinformationen dar. Diese Buchungen können bei Finanztransaktionen oder am Ende einer Abrechnungsperiode erfasst werden. Unternehmen richten normalerweise eine Kontorichtlinie ein, um zu bestimmen, wann grundlegende Journaleinträge aufgezeichnet werden. Die Erfassung grundlegender Journaleinträge hängt von der Anzahl der Einträge, der Größe des Unternehmens und der Aktualität ab, in der Unternehmen Finanzinformationen erfassen lassen müssen.
Stornobuchungen können verwendet werden, um grundlegende Buchungen zu korrigieren, die von einem Buchhalter ungenau erfasst wurden. Bei dieser Art von Buchung können auch Rückstellungen oder Abgrenzungen entstehen, die zu einem zukünftigen Zeitpunkt rückgängig gemacht werden müssen. Unternehmen können Einnahmen, Ausgaben oder andere Finanzinformationen auf der Grundlage von Rechnungslegungsrichtlinien abgrenzen oder abgrenzen. Unternehmen, die eine automatisierte Buchhaltungssoftware verwenden, richten häufig Rückbuchungen mithilfe der Zeitverzögerungsfunktion der Software ein.
Wiederkehrende Journaleinträge erfassen normalerweise jeden Monat die gleichen Informationen im Buchhaltungssystem eines Unternehmens. Diese Einträge können unter Verwendung einer Standardvorlage eingerichtet werden, die die Kontonummern und andere allgemeine Informationen für jeden Eintrag eines Monats enthält. Die einzigen Informationen, die sich in einer wiederkehrenden Journalbuchung ändern, sind die Finanznummern.
Korrekturbuchungen werden verwendet, um die Finanznummern oder Sachkonten zu korrigieren, die in der grundlegenden Journalbuchung verwendet werden. Diese Einträge können auch verwendet werden, um Journaleinträge zu korrigieren, die von Buchhaltern im falschen Journal aufgezeichnet wurden, oder um Informationen zu korrigieren, die zu einem Datum korrigiert werden müssen, nachdem der grundlegende Journaleintrag aufgezeichnet wurde.