Ein Kontenbuch enthält Transaktionsaufzeichnungen für Handelskonten. Doppelte Buchführungssysteme, die von kommerziellen Organisationen verwendet werden, umfassen zahlreiche Hauptbücher oder Bücher, einschließlich des Hauptbuchs und des Hauptbuchs. Zusammen werden diese Bücher als Bücher bezeichnet, eine Abkürzung für Rechnungsbücher. Ein einzelnes Kontenbuch kann sich auf eines der zahlreichen Bücher beziehen, die im Rechnungslegungsprozess verwendet werden.
In erster Linie bezieht sich die häufigste Verwendung des Begriffs „Buch der Konten“ auf das Hauptbuch, das in doppelten Buchführungssystemen verwendet wird. Das Hauptbuch enthält alle Konten, die von einer Organisation verwendet werden, zusammen mit den aktuellen Salden dieser Konten. Änderungen an diesen Konten erfordern Einträge, um die Transaktionen zu vermerken, wodurch eine fortlaufende Aufzeichnung der Finanzhistorie der Organisation erstellt wird. Andere Arten von Hauptbüchern und Kontenbüchern umfassen das Hauptbuch, das Kostenbuch und das Nebenbuch, abhängig vom ausgewählten Buchhaltungssystem. Jedes Buch entspricht der Definition von Rechnungsbüchern, obwohl der Begriff für diese Bücher seltener verwendet wird.
In der doppelten Buchführung ist das Hauptbuch eine von zahlreichen Buchführungskomponenten, die zusammen mit anderen Büchern im kaufmännischen Rechnungswesen verwendet werden. Informationen aus dem Hauptbuch werden am Ende des Abrechnungszeitraums in den Jahresabschluss der Organisation übernommen. Transaktionen werden in Bezug auf Kontosalden im Hauptbuch erfasst, aber diese Aufzeichnungen spiegeln lediglich Gutschriften oder Belastungen auf den aufgeführten Konten wider. Detailinformationen zu bestimmten Transaktionen werden über Journalbuchungen im allgemeinen Journal erfasst.
Buchführungsbücher, die Änderungen an verschiedenen von einer Organisation verwendeten Handelskonten zeigen. Diese Konten zeigen Veränderungen der Salden für Vermögenswerte, Verbindlichkeiten und Aufwendungen. Bei der doppelten Buchführung erfasst das allgemeine Journal bestimmte Transaktionen, die mindestens zwei betroffene Konten betreffen, eines mit Haben und eines mit Soll. Der neue Kontostand, der aus den allgemeinen Journalinformationen gezogen wird, wird als Summenbuchung in das Hauptbuch übertragen.
Ein Beispiel kann helfen, zu erklären, wie ein Kontenbuch verwendet wird. Der Kauf von Büroausstattung führt zu einer Reduzierung der liquiden Mittel und zu einer Erhöhung des Aktivkontos für Büroausstattung. Die spezifische Transaktion, die betroffenen Konten und die Vermerke über die Transaktion rechtfertigen jeweils einen Eintrag in separaten Zeilen im allgemeinen Journal. Die Erhöhung oder Verringerung auf jedes Konto wird dann in das primäre Kontenbuch, das Hauptbuch, übertragen. Am Ende der Rechnungsperiode werden die Salden des Hauptbuchs in den Abschluss wie Bilanz, Erfolgsrechnung und Eigenkapitalnachweis übertragen.
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