Ein Kontrollkonto ist ein Sammelkonto in einem Finanzhauptbuch, das die Details eines Kontos in einem Nebenbuch sammelt – Hauptbücher verfolgen alle Finanztransaktionen innerhalb eines Unternehmens. Die in einem Nebenbuch geführten Informationen sind die Details, die die Informationen im Hauptbuch unterstützen. Nebenbücher werden verwendet, um eine Vielzahl von Artikeln nachzuverfolgen, die sich in einem Hauptbuch ansammeln, einschließlich Debitoren-, Kreditoren-, Bestands- und Umsatzerlöse. Zusätzlich zu den Transaktionsbeträgen enthalten die Nebenbücher häufig Namen, Orte, Beschreibungen und Daten. Jeder der Nebenbuchposten hat normalerweise ein Kontrollkonto im Hauptbuch.
Buchhaltungsabteilungen verwenden die aus dem Hauptbuch generierten Probesalden beim Sammeln von monatlichen, vierteljährlichen und jährlichen Finanzdaten. Im Allgemeinen benötigen Buchhaltungsabteilungen selten die Art von Details, die in einem Nebenbuch erfasst werden. Beispielsweise muss eine Debitorenbuchhaltung in der Lage sein, auf Kundeninformationen, wie beispielsweise eine Telefonnummer, zuzugreifen, um möglicherweise einen Kunden bezüglich unbezahlter Guthaben zu kontaktieren. Die Buchhaltungsabteilung möchte jedoch in den meisten Fällen die Gesamtsumme der ausstehenden Forderungen und nicht die Kundeninformationen, die mit bestimmten Transaktionen verbunden sind, sehen. Immer wenn eine Debitorenbuchhaltung einen fälligen Betrag in einem Debitorendatensatz aktualisiert, wird das Sammelkonto im Hauptbuch mit der Änderung aktualisiert, wodurch ein sofortiger Zugriff auf die gesamte Debitorenbuchhaltung ermöglicht wird.
Ein Sammelkonto wird aktualisiert, wenn die Nebenbücher systematisch Informationen in das Hauptbuch übertragen. Der Zeitpunkt der Aktualisierungen der Kontrollkonten hängt von verschiedenen Faktoren ab, einschließlich der Komplexität der beteiligten Systeme, der Größe des Unternehmens und sogar der Planung der Abschlussaktivitäten zum Monatsende. In größeren Unternehmen ist das Hauptbuchsystem normalerweise ein eigenes unabhängiges Softwaresystem, das von den Nebenbüchern getrennt ist, die Transaktionen für Artikel wie Debitoren oder Lagerbestände verfolgen. Die Kontrollkonten sind in solchen Situationen möglicherweise nicht den ganzen Monat auf dem neuesten Stand, da die Planung der Übertragung von Informationen zwischen dem Nebenbuch und dem Hauptbuch nicht in Echtzeit erfolgt. Kleinere Unternehmen haben möglicherweise nicht das gleiche Problem, da die Hauptbücher und Nebenbücher in einem Softwarepaket enthalten sein könnten.
Einer der Vorteile von Kontrollkonten ist das Potenzial für eine stärkere Aufgabentrennung, was nützlich ist, um Fehler und Betrug zu begrenzen. Häufig sind die Personen, die zur Verfolgung der Daten in den Nebenbüchern erforderlich sind, von denen getrennt, die die Finanzdaten sammeln. Daher werden bei der Erstellung des Abschlusses Abstimmungen zwischen Kontrollkonten und Nebenbüchern durchgeführt, um sicherzustellen, dass der korrekte Saldo für einen bestimmten Posten ausgewiesen wird. Letztendlich ermöglichen Kontrollkonten eine einfachere und schnellere Erfassung von Finanzdaten für die Buchhaltungsabteilungen.