Ein Nebenbuch ist eine Untereinheit des Hauptbuchs. Der Teilbereich enthält detailliertere Informationen als das Hauptbuch. Das Hauptbuch eines Unternehmens enthält beispielsweise Einzelposten für jede unterschiedliche Geschäftsaktivität. Die Posten der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung haben jedoch Nebenbücher mit zusätzlichen Informationen. Diese zusätzlichen Hauptbücher haben Konten für jede Person oder jedes Unternehmen, die dem Unternehmen Geld schuldet bzw. einen Anspruch auf das Vermögen des Unternehmens hat.
Die Verwendung von Nebenbüchern schafft ein saubereres Hauptbuch. Anstatt alle Finanzinformationen in ein Ledger zu packen, kann die Verwendung zusätzlicher Ledger zu einem besseren Berichtsprozess beitragen. Unternehmen haben oft die Möglichkeit, beliebig viele Nebenbücher zu erstellen und zu verwenden. Die einzige Einschränkung besteht darin, dass jedes Nebenbuch auf den einzelnen Posten im Hauptbuch aufgerollt wird. Alle Zahlen müssen mit der Hauptbuchposition ausgeglichen werden.
Der Einzelposten in einem Hauptbuch, der ein Nebenbuch darstellt, wird als Controlling-Konto bezeichnet. Das Controlling-Konto diktiert alle Informationen, die in der Hauptbuchzeile gemeldet werden. Dies ist in computergestützten Buchhaltungssystemen üblich. Wenn Unternehmen ein neues Nebenbuch einrichten, müssen sie vorschreiben, welches Hauptkonto das Hauptbuch abdeckt.
Kontenabstimmungen sind auch einfacher, wenn ein Unternehmen ein individuelles Nebenbuch für seine Finanzinformationen erstellt. Buchhalter können aussortieren, welche Hauptbücher fehleranfällig sind. Diese einzelnen Ledger werden dann für einen monatlichen Abgleich eingerichtet. Der Prozess umfasst das Aufnehmen der Hauptbuchsumme und das Ausgleichen mit der Summe aus dem Nebenbuch. Unterschiede zwischen den beiden erfordern Forschung, um Probleme zu entdecken und zu beheben.
Unternehmen sind nicht verpflichtet, Nebenbücher zu ihren Hauptbuchsystemen hinzuzufügen. Die Verwendung einzelner Ledger ist einfach ein Finanzdatenmanagementsystem. Das Aufschlüsseln bestimmter Informationen hilft den Stakeholdern in der Regel, die finanzielle Gesundheit des Unternehmens zu bewerten. Es bietet auch Transparenz für Kreditgeber und Investoren, die die Bücher des Unternehmens einsehen.
Es ist möglich, dass ein Hauptbuch zu viele Untereinheiten hat. In diesem Fall verbringt ein Unternehmen viel Zeit damit, jedes einzelne Hauptbuch mit dem Haupthauptbuch abzugleichen. Wenn das einzelne Ledger Informationen enthält, die nicht ewig fortgeführt werden, ist das Ledger überflüssig. Dies führt dazu, dass das Hauptbuch überprüft wird, um sicherzustellen, dass dort keine Informationen gebucht werden und der Saldo in jeder Abrechnungsperiode Null ist. Buchhalter verbringen in diesem Fall mehr Zeit damit, ein leeres Hauptbuch zu verwalten.