Ein Hauptbuch der Buchhaltung ist eine vollständige Aufzeichnung aller Konten, die in geschäftlichen oder persönlichen Finanzaufzeichnungen verwendet werden. Normalerweise wird das Hauptbuch der Buchhaltung als Hauptbuch bezeichnet, und ein Buchhalter oder Buchhalter verwendet es in Verbindung mit einem Buchhaltungsjournal. Das Journal ist eine tägliche Aufzeichnung von Finanztransaktionen, und das Hauptbuch unterscheidet sich, da ein Buchhalter die Transaktionen nach Kontonamen aufzeichnet. Normalerweise hat ein Hauptbuch fünf Klassifikationen: Vermögenswerte, Ausgaben, Verbindlichkeiten, Eigenkapital und Einnahmen.
Im Allgemeinen sind das Seitenlayout für das Journal und das Ledger unterschiedlich. Das gebräuchlichste Hauptbuch ist ein vierspaltiges Design mit Spalten für die Soll- und Habentransaktionen und den Soll- oder Habensaldo. Andere Spalten enthalten das Buchungsdatum, die Buchungsreferenz, die mit der Journalbuchung übereinstimmt, und eine Beschreibung des Artikels oder der Transaktion. Die Buchungsreferenz oder Post. Ref., ist die Seitennummer des Journals, auf der der Eintrag veröffentlicht wurde, und ist für die Gegenprüfung der Einträge wichtig.
Einer der Vorteile des Ledger of Accounting besteht darin, dass es dem Buchhalter eine Momentaufnahme der finanziellen Situation liefert. Im Gegensatz zum Journal führt ein Ledger einen laufenden Saldo. Ein Geschäftsinhaber kann die Transaktionen für eine bestimmte Kategorie anzeigen, ohne die Journaleinträge zu durchsuchen. Wenn eine Person beispielsweise sehen möchte, wie viele Kunden bei ihrem Unternehmen offene Rechnungen haben, würde sie die Debitorenbuchhaltung unter der Überschrift Vermögenswerte im Hauptbuch überprüfen.
Beim Buchen werden die Daten, die Beschreibung und die Geldbeträge aus dem Journal in das Sachkonto kopiert. Normalerweise verwendet ein Buchhalter die Buchungsreferenz eines Journaleintrags als Hinweis darauf, dass er einen Journaleintrag in das Hauptbuch gebucht hat. Wenn eine Person beispielsweise eine Kaffeepause einlegt, während sie die Journalbuchungen in das Hauptbuch der Buchhaltung verbucht, kann sie durch den Vergleich der Buchungsreferenzen leicht feststellen, was erledigt wurde. Bei ordnungsgemäßer Ausführung werden die abgeschlossenen Einträge Buchungseinträge enthalten. Unvollständige Buchungen haben keine Buchungsreferenznummer.
Andere wichtige Angaben im Hauptbuch der Buchhaltung umfassen die Angabe, ob ein Konto geschlossen ist und ob andere Situationen für das Konto gelten. Manchmal weist ein Buchhalter auf Fehler in der Buchhaltung hin, indem er Anpassungen oder Korrekturen in das Hauptbuch schreibt. Wenn der Saldo auf eine andere Seite übertragen wird, schreibt der Buchhalter Saldo auf die Seite. Diese Notationen sind wichtig für die Integrität des Prozesses.