Ein Spesenbuch ist ein Dokument, das von Buchhaltern und Buchhaltern verwendet wird, um die von einem Unternehmen oder einer Einzelperson angefallenen Ausgaben aufzulisten. Normalerweise enthält ein Spesenbuch Details zu Transaktionen, die in einem bestimmten Zeitraum wie einer Woche, einem Monat, einem Quartal oder einem Jahr stattfinden. In vielen Ländern sind Unternehmen gesetzlich verpflichtet, Spesenbücher zu führen, damit die Regierung illegale Aktivitäten wie Geldwäsche oder Unternehmensveruntreuung verhindern und aufdecken kann.
Diese können in Form eines Buches, eines einzelnen Blatts Papier oder eines Online-Dokuments oder einer Softwareanwendung vorliegen. Ein Spesenbuch wird normalerweise in einer Tabelle mit einer Reihe von Kopfzeilen am oberen Rand des Dokuments dargestellt, die die Finanztransaktion in eine Reihe von Abschnitten unterteilen. Typischerweise enthalten die verschiedenen Abschnitte eines Ledgers Informationen wie die Art der durchgeführten Zahlung, den Namen des Zahlungsempfängers und das Datum einer Transaktion. Das Ledger enthält in der Regel auch einen Platz für zu erfassende Rechnungsnummern zusammen mit den Scheck-Stich-Nummern von Referenzcodes für elektronische Zahlungen.
Ein Hauptbuch muss eine laufende Kostensumme enthalten und diese erscheint normalerweise in jeder Zeile neben jeder erfassten Ausgabe. Der Buchhalter vergleicht in der Regel die aktualisierte Gesamtausgabensumme mit den auf den Kontoauszügen aufgeführten Ausgaben, um sicherzustellen, dass die Transaktionen genau erfasst werden. In einigen Fällen kann eine Transaktion im Ledger erscheinen, lange bevor sie auf dem Kontoauszug erscheint, da es mehrere Tage dauern kann, bis Schecks und andere Arten von Transaktionen verarbeitet werden. Der Buchhalter ist in der Regel für die Überprüfung ausstehender Transaktionen verantwortlich, bis alle Posten der Bank ausgeglichen sind.
In einigen Ländern können Unternehmer und Einzelpersonen bestimmte Arten von Ausgaben als Steuerabzüge geltend machen. Im Allgemeinen verlangen die Steuerbehörden irgendeinen Beweis, um diese Behauptungen zu untermauern. Daher werden manchmal Kopien des Spesenbuchs zusammen mit Belegen wie Quittungen und Rechnungen an die Steuerbehörden übermittelt. In bestimmten Ländern können Steuerbeamte Steuerzahler für frühere Steuerjahre prüfen. Folglich gibt es in vielen Ländern geltende Gesetze, die vorschreiben, dass Finanzdokumente, wie zum Beispiel Hauptbücher, mehrere Jahre lang aufbewahrt werden müssen.
Gelegentlich können Unternehmen und Einzelpersonen in Streitigkeiten über ausstehende Zahlungen verwickelt werden. Ein verlorener Scheck oder eine fehlgeleitete elektronische Zahlung kann dazu führen, dass ein Dienstleister keine Zahlung erhält. Geschäftsinhaber und Einzelpersonen, die ein Spesenbuch führen, können solche Probleme leicht lösen, indem sie dem bereitgestellten Dienst Informationen wie den Betrag der Zahlung und das Datum der Zahlung zur Verfügung stellen. Buchhalter können sowohl mit Steuerbehörden als auch mit anderen Anbietern in rechtliche Probleme geraten, wenn Zahlungen verloren gehen oder fehlgeleitet werden und Spesenbücher nicht geführt werden.