Ein Sonderjournal ist ein Teil des Buchhaltungsbuchs eines Unternehmens, das bestimmte Geschäftsvorfälle darstellt. Historische Buchhaltungsbücher bestanden aus Papierbüchern und Spaltenpapier. Das Hauptbuch umfasste alle nicht spezialisierten Transaktionen eines Unternehmens zusammen mit den Summen aus jedem einzelnen Ledger oder Sonderjournal. Im heutigen Geschäftsumfeld ist computergestützte Buchhaltungssoftware die moderne Darstellung der historischen Buchhaltungsbücher. Buchhaltungssoftwarepakete basieren auf den gleichen Rechnungslegungsgrundsätzen der Verwendung eines Hauptbuchs und spezieller oder einzelner Journale für die Berichterstattung von Finanzinformationen.
Spezielle Buchhaltungsjournale werden häufig verwendet, um die Gehaltsabrechnung, Verkäufe, Käufe, Bareingänge und Barauszahlungen eines Unternehmens aufzuzeichnen. Jedes Sonderjournal besteht aus bestimmten Konten, die zur Erfassung bestimmter, individueller Finanztransaktionen verwendet werden. Die Summe für jedes Journal wird normalerweise am Ende des Monats im Hauptbuch des Unternehmens erfasst. Der Jahresabschluss wird dann mit den Summen aus dem Hauptbuch erstellt.
Gehaltsjournale enthalten alle Informationen zu den Zahlungen an Mitarbeiter für die im Unternehmen geleistete Arbeitszeit. Dieses Sonderjournal kann auch Informationen zu den Lohnsteuern enthalten, die Bundes-, Landes- oder Kommunalbehörden geschuldet sind. Gehaltsabrechnungsinformationen werden zu verschiedenen Zeiten während des Abrechnungszeitraums aufgezeichnet; Die meisten Unternehmen erfassen diese Informationen zweimal im Monat oder immer dann, wenn ihre Mitarbeiter bezahlt werden.
Das Verkaufsjournal erfasst alle Waren oder Dienstleistungen, die an Verbraucher oder andere Unternehmen verkauft werden. Diese Informationen werden normalerweise in einem speziellen Journal aufgezeichnet, da die Transaktionen während des normalen Geschäftsbetriebs stattfinden. Die Anzahl der im Verkaufsjournal verwendeten Konten hängt von der Anzahl der vom Unternehmen verkauften Produkte und dem Umfang der zu erfassenden Details ab. Gegenbuchungen werden in der Regel zwischen dem Verkaufsjournal und dem Kasseneingangskanal vorgenommen, der das Geld darstellt, das die Kunden dem Unternehmen schulden.
Das Kasseneingangsjournal stellt alle Gelder dar, die dem Unternehmen derzeit von Kunden geschuldet werden. Dieser Betrag kann um jegliches Geld reduziert werden, das von Kunden im Voraus bezahlt wird, wenn sie ursprünglich im Geschäft eingekauft haben. Dieses spezielle Journal ist für das Unternehmen sehr wichtig, da es Informationen darüber enthält, wie viel Geld das Unternehmen an ausstehenden Forderungen hat.
Das letzte Sonderjournal im Rechnungswesen eines Unternehmens ist das Auszahlungsjournal. Dieses Sonderjournal enthält alle Informationen über den Erwerb von Wirtschaftsgütern oder Betriebsleistungen des Unternehmens. Finanztransaktionen werden erfasst, wenn sie anfallen, unabhängig davon, ob sie von der Gesellschaft bar oder auf Rechnung bezahlt werden.