Ein Versandsachbearbeiter ist die Person, die für die Bearbeitung ausgehender Sendungen in einer Vertriebs- oder Versand- und Wareneingangsabteilung verantwortlich ist. Diese können aus Paketen, Päckchen, Kisten oder Paletten bestehen. In einigen Unternehmen kann der Versand- und der Empfangssachbearbeiter dieselbe Person sein. Er kann allein oder als Teil eines Teams in einer kleinen oder großen Unternehmensumgebung arbeiten.
Die Liebe zum Detail ist ein wichtiger Bestandteil der Arbeit eines Versandsachbearbeiters. Normalerweise muss er alle relevanten Informationen für jedes versendete Paket aufzeichnen. Zu diesen Daten gehören in der Regel Tracking-Informationen, Gewicht, Abmessungen und besondere Hinweise zu Zerbrechlichkeit, Gefahrstoffen oder Auspackhinweisen.
Sobald der Inhalt des Pakets erfasst ist, vergleicht der Sachbearbeiter die Informationen normalerweise mit einer Rechnung, Bestellung oder einem Frachtbrief. Sind Inhalt und Dokumentation korrekt, veranlasst er in der Regel den Versand. Unter Berücksichtigung von Richtlinien und Verfahren, dem Bestimmungsort des Pakets und der gewünschten Versandgeschwindigkeit wählt er oft das richtige Versandunternehmen für den Auftrag aus.
Je nach Größe, Inhalt und Versandart ermittelt ein Versandsachbearbeiter oft die besten Verpackungsmöglichkeiten. Normalerweise verwendet er Standardkartons und Verpackungsmaterial, um Sendungen vorzubereiten. Wenn die Sendung eine einzigartige Größe oder Form hat, muss er möglicherweise eine Kiste oder einen Behälter dafür anfertigen. Die Sicherheit des Verpackungsinhalts wird traditionell mit schützenden Verpackungsmaterialien gewährleistet, um Bruch und Beschädigung zu verhindern. An den Paketen werden üblicherweise deutlich beschriftete Versandetiketten mit speziellen Handhabungshinweisen angebracht.
Geht eine falsche Sendung beim Empfänger ein oder ist die Ware beschädigt, wird von einem Spediteur in der Regel erwartet, dass er die Rücksendung an sein Unternehmen erleichtert. Dieser Prozess umfasst regelmäßig das Ausfüllen der erforderlichen Papiere, die garantieren, dass dem empfangenden Unternehmen die Artikel nicht in Rechnung gestellt werden. Der Nachweis der Zustellung der retournierten Ware wird üblicherweise von einer Person in dieser Position geprüft.
Der Versandbereich eines Unternehmens wird in der Regel von einem Versandsachbearbeiter betreut. Von ihm wird im Allgemeinen erwartet, dass er den Lagerbestand an Versandmaterialien auf einem angemessenen Niveau hält. Eine gute Kommunikation mit allen Unternehmensabteilungen ist normalerweise notwendig, um einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten. Ein gutes Verhältnis zu den Reedereien steigert in der Regel die Effizienz des Sachbearbeiters.
Versendet das Unternehmen, für das er tätig ist, große oder sperrige Gegenstände, kann es erforderlich sein, dass der Versandsachbearbeiter Lagereinrichtungen wie Gabelstapler, Hubwagen, Rollwagen oder Sackkarren bedient. Er darf Pakete auf Laderampen, Güterwagen, Versandcontainer oder LKW verladen. Wenn die Sendung nicht den Richtlinien des Transportunternehmens entspricht, muss der Sachbearbeiter möglicherweise bestimmte Artikel neu verpacken oder neu etikettieren.
Für diese Position ist in der Regel ein Abitur oder ein gleichwertiger Abschluss erforderlich. Gute Computerkenntnisse sind von Vorteil. Körperliche Fitness ist oft eine Voraussetzung, da der Job oft das Bewegen und Heben von Paketen beinhaltet. Die meisten Speditionskaufleute werden traditionell von Speditions-, Wareneingangs- oder Verkehrsleitern ausgebildet.