Eine Bestellrechnung ist ein Dokument, das im Geschäftsverkehr verwendet wird. Der Name dieses Dokuments rührt daher, dass eine Bestellnummer enthalten ist. Diese Nummer wird dann während der gesamten Dauer der Transaktion verwendet. Es ist möglich, zwischen einem Käufer und Verkäufer zu einem bestimmten Zeitpunkt zahlreiche Bestellrechnungen zu führen. Ein solches Dokument kann für Waren oder für Dienstleistungen verwendet werden.
Damit ein Vertrag rechtsgültig ist, müssen ein Angebot und eine Annahme vorliegen. Der Austausch von Geld und Waren zwischen Käufer und Lieferant ist ein Vertrag. In einer solchen Situation kann die Bestellrechnung als Angebot angesehen werden, da der Käufer seine Bereitschaft zum Kauf einer bestimmten Menge bestimmter Waren zu einem bestimmten Preis zum Ausdruck bringt. Die Annahme durch den Lieferanten erfolgt durch Ausführung der Bestellung, Rechnungsstellung und Zahlungseingang.
Eine Bestellrechnung enthält in der Regel zahlreiche Informationen. Der Käufer sollte eindeutig identifiziert werden, einschließlich seiner Kontaktdaten. Darüber hinaus ist in der Regel ein Leerzeichen für die Lieferadresse vorgesehen, da Unternehmen mehrere Betriebsstätten haben können. Die Bestellnummer ist eine sehr wichtige Information, die normalerweise am oberen Rand des Dokuments zu finden ist.
Die Person, die die Bestellung aufgibt, sollte auf der Rechnung aufgeführt sein. Besondere Bedingungen, die für die Transaktion gelten, sind in der Regel enthalten. Die Bestellung sollte gründlich beschrieben werden, einschließlich der Namen der Artikel oder Dienstleistungen, der Menge, der Artikelnummern und der Preise. Der Käufer kann auch Steuern, Versand- und Bearbeitungskosten und andere Kosten berechnen.
Eine Bestellrechnung kann sowohl den Käufer als auch den Verkäufer schützen. Im Namen des Käufers gibt es Hinweise darauf, dass er eine bestimmte Anzahl bestimmter Produkte angefordert hat und erwartet hat, einen bestimmten Preis zu zahlen. Wenn der Verkäufer andere Produkte oder Dienstleistungen anbietet oder versucht, den Preis zu erhöhen, erhält der Käufer ein Dokument, das sein ursprüngliches Angebot festhält. Der Verkäufer ist geschützt, da der Käufer ohne ein solches Dokument Waren anfordern und dann die Annahme oder Zahlung verweigern könnte.
Es können zahlreiche Bestellrechnungen vorliegen, da ein Käufer möglicherweise neue Bestellungen aufgibt, bevor vorherige Bestellungen ausgeführt werden. Nehmen wir zum Beispiel an, Charlie’s Maintenance erhält einen Vertrag über den Austausch eines Daches. Charlie kann eine Bestellrechnung verwenden, um die Materialien für den Auftrag anzufordern. Später an diesem Tag könnte Charlie’s Maintenance einen weiteren Auftrag zur Reparatur eines Docks erhalten. Die für diesen Auftrag benötigten Verbrauchsmaterialien würden wahrscheinlich auf einer anderen Bestellrechnung aufgeführt.
Dies unterstreicht die Bedeutung der Bestellnummer. Immer wenn die beiden Parteien kommunizieren, wird diese Nummer im Allgemeinen verwendet, um Verwirrung zu vermeiden. Dies gilt auch bei Abfragen zum Auftragsstatus, beim Versenden von Rückstandsmeldungen und bei der Rechnungsstellung.