Die Rechnungsvorlage ist die Erstellung und Einreichung einer Rechnung oder Rechnung für Waren und Dienstleistungen, die an die Bank eines Kunden und nicht an den Kunden geliefert werden. Diese Art der Rechnungsstellung kann durch Zusendung der Rechnung zu Händen der Bank erfolgen. Heute ist es üblicher, dass die Rechnungsstellung in Form einer elektronischen Einreichung bei der Bank erfolgt, die wiederum die Rechnung mit einer elektronischen Überweisung vom Konto des Kunden auf das Bankkonto des Verkäufers bezahlen kann.
Bei einem einfachen Rechnungsstellungsprozess benachrichtigt die empfangende Bank den Kunden über den Eingang der Rechnung, typischerweise durch eine private Nachricht auf dem Online-Konto des Kunden. Dadurch hat der Kunde die Möglichkeit, die Rechnungsdetails zu überprüfen, deren Richtigkeit zu bestätigen und die Bank zur Zahlung zu ermächtigen. Einige Banken bieten auch die Möglichkeit, Rechnungen bestimmter Anbieter vorab zu genehmigen, sodass monatliche Rechnungen für laufende Dienstleistungen schnell bezahlt werden können. Abhängig von den Richtlinien und Verfahren des Verkäufers erhält der Kunde möglicherweise jeden Monat eine gedruckte Abrechnung mit Einzelheiten darüber, wann Rechnungen eingereicht wurden und wann Zahlungen für diese Rechnungen eingegangen sind.
Wenn der Rechnungsstellungsprozess so strukturiert ist, dass Kunden Rechnungen überprüfen können, bevor die Zahlung erfolgt, wird dies als Zeitentwurf bezeichnet. Im Wesentlichen bedeutet dies, dass die Rechnung dem Kunden zur Annahme vorgelegt wird und zur Abwicklung einer Zahlung durch die Bank freigegeben werden muss. In Situationen, in denen die Zahlung vom Kunden vorab genehmigt wurde, wird der Zahlungsvorgang als Sichtentwurf bezeichnet, d. h. die Bank übermittelt die Zahlung kurz nach Erhalt der elektronischen Rechnung. Einige Finanzinstitute gestatten Kunden, bestimmte Kreditoren zu benennen, um Zahlungen bei Vorlage der Rechnung zu erhalten, verlangen jedoch weiterhin, dass der Kunde die Rechnungen anderer Kreditoren überprüfen und genehmigen kann, bevor die Zahlung geleistet wird.
Die elektronische Rechnungsstellung bietet eine Reihe von Vorteilen. Das Verfahren hilft, den Papierkram zu minimieren, da die Informationen über eine sichere Verbindung direkt an ein Finanzinstitut übermittelt werden. Es gibt keine Sorgen, dass Rechnungen nicht an der Adresse des Kunden eintreffen, und keine Verzögerungen bei der Überweisung von Zahlungen. Infolgedessen ist der Kunde auf seinem Konto immer aktuell, und der Verkäufer profitiert von Forderungen, die innerhalb der Rechnungsfristen bezahlt werden, anstatt sich über das standardmäßige Zeitfenster von dreißig bis fünfundvierzig Tagen hinauszustrecken.