Eine Erwerbungsnummer ist ein eindeutiger Identifizierungscode, der Informationen darüber liefert, wann ein Objekt zu einer Sammlung wie einem Museum, einer Bibliothek oder einer ähnlichen Ressource hinzugefügt wurde. Organisationen haben normalerweise ihren eigenen Code für Erwerbsnummern, und wenn ein Objekt den Besitzer wechselt, wird ihm eine neue Nummer zugewiesen. Dies ist Teil des Sammlungsmanagements, der Kunst und Wissenschaft, genaue, detaillierte und nützliche Aufzeichnungen über Objekte im Inventar zum Nutzen von Forschern, Eigentümern und anderen interessierten Parteien zu führen.
Die Anzahl der Stellen einer Erwerbsnummer kann variieren und die Nummer kann in mehrere Segmente unterteilt sein, von denen jedes codierte Informationen über den Zeitpunkt hinaus bietet, zu dem das Objekt in eine Sammlung aufgenommen wurde. Eine Bibliothek kann beispielsweise Codes verwenden, die mit einem Jahr beginnen, einen zweistelligen Code zur Angabe des Exemplartyps enthalten und dann drei oder mehr Ziffern hinzufügen, um die individuelle Erwerbsnummer anzugeben. Eine Zahl wie 200912304 könnte beispielsweise darauf hinweisen, dass das Exemplar 2009 erworben wurde, eine wissenschaftliche Zeitschrift ist und die 304. Zeitschrift in diesem Jahr in die Sammlung aufgenommen wurde.
Einige Sammlungen verwenden stattdessen den Begriff „Zugangsnummer“. In jedem Fall ist dieser Identifizierungscode einer der ersten Gegenstände, die mit Objekten verknüpft sind, wenn sie in den Besitz der Organisation gelangen. Ein Techniker, der den Artikel bei der Ankunft bearbeitet, generiert eine Beschaffungsnummer, fügt sie dem Datensatz des Artikels hinzu und markiert ihn, falls möglich. Dies kann das Anbringen eines Aufklebers oder Senders auf dem Artikel oder die Erstellung einer begleitenden Kuratoriumskarte beinhalten, wenn der Artikel nicht direkt bearbeitet werden kann.
Es ist möglich, Artikel nach Erwerbsnummer sowie anderen Parametern zu suchen, wenn dies von Interesse ist. Diese Zahlen können Beobachtern, die den damit verbundenen Code kennen, wertvolle Informationen liefern. Sie ermöglichen es Unternehmen auch, Datenbanken schnell zu sortieren, um das Inventar auf sinnvolle Weise zu organisieren. Ein Biostatistiker könnte zum Beispiel Felder sortieren, um alle Proteine hervorzuheben, die in einem bestimmten Jahr zu einer Datenbank hinzugefügt wurden.
Erwerbscode-Systeme sind flexibel gestaltet, um Raum für die Erweiterung von Sammlungen und Veranstaltungen wie den Eintritt in ein neues Jahrhundert zu bieten, in dem ein zweistelliger Jahrescode Verwirrung stiften könnte. In einem Museum, das beispielsweise seit dem 1700. Jahrhundert geöffnet ist, kann ein Jahrescode wie „18“ eine beliebige Anzahl von Jahren anzeigen, z Arbeit der Organisation kann dies zu einem langwierigen Umkodierungsprozess führen, um ältere Exemplare unter dem neuen Klassifikationssystem korrekt in die Sammlung einzutragen.