Eine Workflow-Datenbank ist ein Ort zum Erstellen, Überarbeiten und Hochstufen von Arbeitsstücken in einem System. Es wird im Allgemeinen verwendet, um ein Projekt mit mehreren Benutzern innerhalb eines gemeinsam genutzten virtuellen Arbeitsbereichs oder zentralisierten Tools zu verwalten. Wenn Daten oder Dokumentationen erstellt werden und ein Entwicklungs- und Genehmigungssystem durchlaufen, bevor sie an einen Kunden ausgeliefert werden, kann eine Workflow-Datenbank besonders hilfreich sein, um die Aufgabenverteilung zu verwalten und die Fristen in jeder Phase zu überwachen.
Allgemein kann eine Datenbank ein Speicherort für Informationen sein. Unabhängig davon, ob es sich bei den Daten um viele kleine Informationseinheiten handelt, die in einem größeren System zusammengeführt werden, oder um eine große Entwicklung, die mehrere Eingaben erfordert, bietet eine Workflow-Datenbank ein Mittel zur Interaktion mit den Daten. Manchmal ist eine Datenbank nur ein Werkzeug zum Abrufen von Informationen, aber wenn sie für den Workflow verwendet wird, kann sie zum Hauptbereich für ein Unternehmen oder ein Projekt werden.
Die Ausführung von Aufgaben innerhalb einer Workflow-Datenbank beginnt oft mit der Bewertung der Anforderungen der Projekte, der Identifizierung derjenigen, die Zugriff auf bestimmte Funktionen benötigen, und der Erstellung der eigentlichen Datenbank. Typischerweise können alle traditionellen Workflow-Systeme, die in einem Unternehmen vorhanden sind, auf eine Computerplattform übertragen werden. Wenn beispielsweise eine Hardware-Konstruktionszeichnung oder Software auf einem einzelnen PC erstellt und dann an einem gemeinsam genutzten Ort in einem Firmennetzwerk platziert wurde, könnte innerhalb einer Workflow-Datenbank dieselbe Zeichnung erstellt und in einem Arbeitsbereich ähnlich wie . platziert werden ein Share-Laufwerk. Personen mit der Berechtigung, sich in den Bereich einzuloggen, können die Zeichnung anzeigen oder bearbeiten.
Wenn ein Datenelement für Ergänzungen und Verbesserungen und häufig für die Integration in ein größeres Produkt durch ein System wandert, kann eine Workflow-Datenbank verwendet werden, um das Stück weiterzubewegen. Ein zentraler Behälter oder Ordner kann Namen von Benutzern enthalten, die jeweils eine Aufgabe erfüllen müssen, um ein Produkt fertigzustellen. Nachdem die Daten angestoßen wurden, können sie wieder in den Hauptworkflow-Bereich eingecheckt und der nächsten Person zugewiesen werden, die sie bearbeiten soll. Diese Person oder Abteilung nimmt die erforderlichen Aktualisierungen vor und checkt die Daten zur Zuweisung an den nächsten Mitarbeiter ein, der die Daten dann genehmigen und in einem anderen Bereich der Datenbank ablegen kann.
Als Gesamtsystem kann eine Workflow-Datenbank verwendet werden, um die erste Version oder Iteration eines Artikels zu erstellen und den Artikel je nach Bedarf bis zum Unterschriftenfreigabeprozess zur Fertigstellung zu führen. Ein Blick auf die Hauptorganisationsstruktur des Workflows kann eine Aufgliederung zeigen, die der einer Papierzusammenfassung und einem Projektüberblick ähnelt. Entwicklungsstufen, Liefertermine im Haus und beim Kunden und Verantwortliche entlang der Schritte zur Fertigstellung bilden oft die Frontseiten-Oberfläche der Workflow-Datenbank. Einzelne Benutzer erhalten dann Benachrichtigungen oder suchen auf ihren PCs nach Aufgaben, um Arbeit abzurufen und Aufgaben im Hinblick auf ein gemeinsames Arbeitsziel zu erledigen.