Interne Kontrolle ist ein System von Regeln und Verfahren, das eine Organisation aufstellt, um die Zuverlässigkeit ihrer Finanzberichterstattung, die Effektivität und Effizienz ihrer Geschäftstätigkeit sowie die Einhaltung der geltenden Regeln, Vorschriften und Gesetze sicherzustellen. Interne Kontrollen werden nicht nur von den Direktoren der Organisation, sondern auch von ihren Führungskräften und Managern entwickelt und implementiert. Obwohl sie darauf ausgelegt sind, eine Reihe von Zielen zu erreichen, sind interne Kontrollen in erster Linie auf die finanziellen Aktivitäten einer Organisation ausgerichtet. Ein ordnungsgemäß konzipiertes internes Kontrollsystem in den Betriebsabläufen einer Organisation kann Missmanagement und Fehlverhalten, einschließlich Unterschlagung, Betrug und Diebstahl, verhindern.
Ein allgemein verstandenes Merkmal von Fehlverhalten ist, dass es am erfolgreichsten unter einem Schleier der Geheimhaltung operiert &emdash; Je weniger Leute davon wissen, desto größer ist die Erfolgswahrscheinlichkeit. Je mehr Menschen sich bewusst sind, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, entweder zu scheitern oder abzuschrecken. Zum Beispiel kann es für einen Buchhalter relativ einfach sein, betrügerische Schecks auszustellen, wenn nur eine Unterschrift erforderlich ist, aber wenn zwei erforderlich sind, wird der Diebstahl viel schwieriger.
Eine der einfachsten Methoden der internen Kontrolle ist daher die Aufgabentrennung von Personen, die an Finanzaktivitäten beteiligt sind. Die meisten Organisationen verlangen beispielsweise zwei Unterschriften auf Schecks oder Schecks, die einen bestimmten Betrag überschreiten, wodurch sichergestellt wird, dass Schecks nicht einfach von einer Person nach Belieben ausgestellt werden können. Wenn Schecks maschinell oder computergedruckt sind, sollten die für den Scheckdruck verantwortlichen Personen diese nicht unterschreiben (oder mechanische Unterschriften anbringen) &endash; dieser Job sollte einer anderen Person zugewiesen werden. Wenn Schecks als Zahlungsmittel für den Wareneingang ausgestellt werden, sollten interne Kontrollsysteme verlangen, dass vor der Ausstellung des Zahlungsschecks die Dokumentation des Eingangs der Sendung mit der Rechnung abgeglichen wird. Diese einfache Regel stellt sicher, dass der Zahlungspflichtige auch bei weit entfernter Empfangsstelle vom Finanzamt mit einiger Sicherheit davon ausgehen kann, dass die Ware tatsächlich in gutem Zustand eingegangen ist. Wenn der Scheck von einer anderen Person unterschrieben werden muss, werden ihm alle Unterlagen beigefügt, die vor der Unterzeichnung des Schecks überprüft und an den Verkäufer übermittelt werden.
Ein unbeliebter Bestandteil vieler interner Kontrollsysteme ist das Verbot persönlicher Beziehungen, einschließlich Eheschließungen, zwischen Mitarbeitern der Finanzdienstleistungsabteilungen und anderen Abteilungen. Wenn eine persönliche Beziehung zwischen beispielsweise einer Person in der Kreditorenbuchhaltung und einer Person im Lager entsteht, würde man erwarten, dass man kündigt und eine andere Stelle findet, um auch nur den Anschein von Unangemessenheit zu vermeiden.
Öffentliche Unternehmen und viele große Privatunternehmen verfügen über interne Kontrollen, die regelmäßige Prüfungen durch eine externe Wirtschaftsprüfungsgesellschaft erfordern, sowie interne Revisionsabteilungen, die mit der regelmäßigen Überprüfung von Finanztransaktionen und anderen Vorgängen beauftragt sind. Bei ordnungsgemäßer Durchführung werden diese externen und internen Audits ein Unternehmen gründlich untersuchen, seine Verfahren aus der Sicht der internen Kontrolle analysieren und Transaktionen untersuchen, um sicherzustellen, dass sie wie dargestellt sind.
Interne Kontrollsysteme werden zwar allgemein als finanzieller Natur verstanden, beschränken sich jedoch nicht auf finanzielle Aktivitäten, sondern erstrecken sich auf andere Bereiche der Geschäftstätigkeit eines Unternehmens, um sicherzustellen, dass sie tatsächlich wie erwartet ablaufen. Die Abteilungen „Qualitätskontrolle“ und „Qualitätssicherung“ sind operative Kontrollmechanismen, die sicherstellen, dass von der Etikettierung über das Sicherheitssiegel bis hin zu den Inhaltsstoffen alles genau dargestellt wird. Inventarkontrollmechanismen tragen dazu bei, das Unternehmen vor Verlust durch Diebstahl zu schützen, und das Sicherheitspersonal hält nicht nur unbefugtes Personal von einer Einrichtung fern, sondern verhindert auch Diebstahl.
Interne Kontrollverfahren und -praktiken gewannen in den Vereinigten Staaten im Jahr 2002 mit der Verabschiedung des Sarbanes-Oxley Act mit dem Titel „Public Company Accounting Reform and Investor Protection Act“ an Bedeutung. Er wurde als Reaktion auf eine Reihe von Unternehmens- und Bilanzskandalen erlassen und legte den Führungskräften börsennotierter Unternehmen ein viel größeres Maß an Rechenschaftspflicht auf. Zum Beispiel unterschreiben die Führungskräfte von Unternehmen routinemäßig die Jahresberichte ihrer Unternehmen; Sarbanes-Oxley macht sie persönlich für ihre materiellen Ungenauigkeiten verantwortlich. Diese Führungskräfte haben somit einen zusätzlichen Anreiz, gründliche interne Kontrollsysteme einzuführen, um die Zuverlässigkeit ihrer Berichte zu gewährleisten.