Die Gehaltsabrechnung ist ein Prozess, der in allen Unternehmen vorkommt und sich auf die Finanzverwaltung der Gehaltsinformationen eines Unternehmens konzentriert. Buchhalter erfassen Informationen zu den Gehältern, Boni und Provisionen der Mitarbeiter; Buchhalter erfassen und melden auch die Steuern im Zusammenhang mit diesen Informationen im Hauptbuch. Personalsachbearbeiter und Manager sind dafür verantwortlich, diese Informationen an die Buchhaltung weiterzugeben, zusammen mit der Führung des Papierkrams, der erforderlich ist, um die gesetzlichen Anforderungen für die Vorlage korrekter Beschäftigungsaufzeichnungen zu erfüllen. Die Gehaltsabrechnung ist oft von der regulären Buchhaltung getrennt, da die Informationen hochsensibel sind und nicht von mehreren Mitarbeitern eingesehen werden können.
Unternehmen verfügen oft über ein Lohnbüro, das alle gesetzlichen Anforderungen für die Einstellung von Mitarbeitern erfüllt. Informationen zu Hintergrundüberprüfungen, Drogentests, Arbeitsverträgen, Leistungsvereinbarungen, Lohnvergünstigungen und anderen Informationen fallen oft unter spezifische Personalgesetze. Das Versäumnis, genaue Beschäftigungsaufzeichnungen zu führen, kann zu hohen Geldstrafen oder anderen Strafen führen, wenn Gesetze und Vorschriften nicht eingehalten werden. Einige Unternehmen setzen möglicherweise Buchhalter ein, um die Lohnbuchhaltungsprozesse in der Personalabteilung zu prüfen. Durch diese Prüfung wird sichergestellt, dass im Unternehmen keine Verstöße gegen geltendes Personalrecht vorliegen.
Die Eingaben zur Erfassung der Gehaltsabrechnungen sind recht einfach. In der heutigen technologischen Umgebung erfolgen viele der Eingaben in Echtzeit unter Verwendung vorprogrammierter Anweisungen in der Buchhaltungssoftware des Unternehmens. Die Buchhalter der Lohn- und Gehaltsabrechnung überprüfen dann die Buchungen, um sicherzustellen, dass bei der automatischen Verarbeitung keine Fehler aufgetreten sind. Mit dem Grundeintrag werden die Lohnkosten für die Löhne und Gehälter jedes Mitarbeiters belastet und die zu zahlende Lohnabrechnung gutgeschrieben. Das Unternehmen kann separate Konten haben, die bestimmte Gehaltsabrechnungsgruppen definieren. Sobald die Zahlung erfolgt ist, belastet das System die fälligen Gehaltsabrechnungen und schreibt Bargeld gut. Diese Buchungen – in Bezug auf Sollen und Haben – sind auch für Lohnsteuerkonten gleich.
Die Gehaltsabrechnung erfordert häufig, dass Unternehmen die Lohnsteuern planmäßig an die entsprechende Regierungsbehörde abführen. Buchhalter müssen die entsprechenden Formulare ausfüllen und der Behörde einen Scheck für diese Steuern ausstellen, oft vierteljährlich. Größere Regierungsbehörden verfügen möglicherweise über ein Online-Depotsystem, um dieses Geld bei Bedarf online zu überweisen. Buchhalter müssen diese Konten abgleichen, um sicherzustellen, dass das gesamte auf dem Konto verbuchte Geld an die entsprechende Agentur geht. Hängende Soll- oder Habensalden weisen intern auf ein Problem mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung hin. Buchhalter müssen dann die Zahlen oder Prozentsätze für die Einbehaltung anpassen, um dieses Problem zu beheben.
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