Personaladministration, besser bekannt als Human Resources (HR) Management, ist die Koordination und Steuerung der Mitarbeiter in einem Unternehmen. Es umfasst die Organisierung, Rekrutierung, Einstellung, Ausbildung und Beurteilung von Arbeitnehmern. Auch Konfliktlösung und Legal Compliance sind wichtige Aspekte. Wenn ein gutes HR-Team seine Arbeit gut macht, wird ein Unternehmen letztendlich oft effizienter und wettbewerbsfähiger sein und zusätzliche Einnahmen generieren.
Organisation
In den meisten Unternehmen führt eine gut organisierte Belegschaft zu mehr Effizienz, Produktivität und Umsatz. Das erste Ziel der Personalverwaltung ist es daher, alle Mitarbeiter so zu organisieren, dass sie kooperieren und Aufgaben bestmöglich erledigen können. Beispiele für Probleme in diesem Bereich sind, wie viele Abteilungen erforderlich sind, wie viele Personen in jeder Abteilung sein sollten, wie das Verhältnis von Vorgesetzten zu Mitarbeitern aussehen sollte und welche alternativen Befehlsketten verwendet werden sollten, wenn Vorgesetzte nicht erreichbar sind. Die Organisation befasst sich auch mit der Zuweisung von Einzelpersonen zu bestimmten Projekten sowie der Gesunderhaltung und Sicherheit der Mitarbeiter in der Arbeitsumgebung.
Rekrutierung und Einstellung
Wenn die Mitarbeiter der Personaladministration eines Unternehmens wissen, wie man Mitarbeiter und ihre Projekte organisiert, beginnen sie aktiv Mitarbeiter zu rekrutieren und einzustellen. Sie veröffentlichen Stellenausschreibungen, organisieren oder nehmen an Veranstaltungen wie Jobmessen teil und führen Erstgespräche, um die qualifiziertesten und erfahrensten Kandidaten zu finden. Anschließend geben sie Informationen über die endgültigen Kandidaten an die Abteilungsleiter weiter, die oft die letzten Vorstellungsgespräche führen und die Einstellungsgespräche führen.
Training
Mitarbeiter, die neu in einem Unternehmen sind, kennen nicht immer die Richtlinien und Verfahren des Unternehmens, selbst wenn sie über unglaubliche Erfahrungen und Fähigkeiten verfügen. Um dies zu beheben, ist fast immer eine Schulung erforderlich. Mitglieder der Personalabteilung können die Schulungsveranstaltungen und Dokumentationen entwickeln, die für eine effiziente Arbeit der Mitarbeiter erforderlich sind. Außerdem stellen und betreuen sie Zusatzausbildungen, die beispielsweise für den Aufstieg in eine andere Position im Unternehmen erforderlich sind. In einigen Fällen arbeiten sie mit verschiedenen Bildungseinrichtungen zusammen, um Programme zu entwickeln, die es Mitarbeitern ermöglichen, Zertifizierungen oder Abschlüsse in Bezug auf die Branche zu erhalten.
Beurteilung
Die meisten Unternehmen möchten wissen, dass ihre Mitarbeiter auf einem bestimmten Niveau arbeiten. Sie wollen auch wissen, dass die Arbeiter die Richtlinien und Verfahren gut befolgen. Eine Aufgabe des Personaladministrationsteams besteht daher darin, Techniken und Werkzeuge zu entwickeln, die Führungskräfte für Bewertungszwecke einsetzen können. Ein gängiges Beispiel ist ein standardisiertes Formular für eine Mitarbeiterbeurteilung. Die Mitarbeiter der Personalabteilung verwenden die durch diese Elemente gesammelten Daten, um die Aktivitäten innerhalb des Unternehmens zu analysieren und Entscheidungen zu treffen, z. B. über eine Gehaltserhöhung.
Konfliktlösung
Ein Vorteil des Einsatzes von Menschen gegenüber Maschinen besteht darin, dass Individuen innovativ sein und logische Denkprozesse basierend auf Erfahrung zeigen können, aber die Menschen kommen nicht immer zurecht, wenn sie sich bemühen, dies zu tun. Die Personalabteilung ist verantwortlich für die Lösung von Konflikten, die im Unternehmen auftreten können, insbesondere zwischen verschiedenen Führungsebenen. Sie arbeiten auch daran, Konflikte zu lösen, die nicht zwischenmenschlich sind, wie beispielsweise ein neuer Mitarbeiter, der sich in seinem Arbeitsumfeld fehl am Platz fühlt. Das Führen detaillierter Aufzeichnungen über diese Aktivitäten ist ein Muss, da einige Konflikte schließlich zu Disziplinarmaßnahmen oder Kündigungen führen, die, wenn sie nicht ordnungsgemäß ausgeführt werden, zu Gerichtsverfahren führen können.
Mitarbeiter im Personalmanagement haben es im Allgemeinen leichter, Konflikte zu lösen, wenn sie über einen soliden Rahmen mit klaren Richtlinien und Verfahren verfügen, auf die sie zurückgreifen können. Die Richtlinien und Verfahren ermöglichen es den Mitarbeitern der Personalabteilung, bei der Suche nach tragfähigen Lösungen objektiv zu bleiben. Sie stellen auch sicher, dass alle vorgeschlagenen Lösungen mit den Unternehmenszielen übereinstimmen. Aus diesem Grund arbeitet das HR-Team eng mit den Mitgliedern der Geschäftsleitung zusammen, um Richtlinien- und Verfahrensdokumentationen zu erstellen.
Legal Compliance
Die Mitglieder des HR-Teams betrachten Richtlinien und Vorschriften nicht nur für ihr Unternehmen, sondern auch für ihre Gerichtsbarkeit. Sie stellen beispielsweise sicher, dass die Mitarbeiter die richtigen Steuerformulare ausfüllen und alle anderen von der Regierung geforderten Papiere. Diese Aufgabe ist anspruchsvoll, da regelmäßig neue Gesetze verabschiedet werden, die von den Mitarbeitern der Personalverwaltung verlangen, die Aktivitäten und Dokumentationen innerhalb des Unternehmens anzupassen. Dies ist von entscheidender Bedeutung, da die Nichteinhaltung auch nur einer Vorschrift den Ruf und den Betrieb des Unternehmens gefährden kann.