Als wesentliches Element des Projektmanagements beinhaltet die Projektplanung die Entwicklung von Aktionspunkten und Zeitplänen, die das Projekt konsequent vorantreiben. Bei ordnungsgemäßer Ausführung enthält es auch Zieltermine für den Abschluss jedes Aktionselements, sodass es möglich ist, auf geordnete Weise mit anderen anhängigen Elementen fortzufahren. Ein tatsächlicher Projektplan wird in einigen Geschäftsumgebungen als Eskalationsliste bezeichnet.
Während einige glauben, dass Projektplanung und Prozessplanung dasselbe sind, ist dies nicht der Fall. Beide sind Schlüsselelemente im Projektmanagement, aber der Schwerpunkt jedes Elements ist eher komplementär als gleich. Die Prozessplanung konzentriert sich mehr auf die Auswahl der für das Projekt benötigten Ressourcen sowie die Bereitstellung eines allgemeinen Rahmens zur Erreichung des gewünschten Ziels. Im Gegensatz dazu konzentriert sich die Projektplanung darauf, die einzelnen Aufgaben zu identifizieren und zu arrangieren, die erforderlich sind, um jeden Schritt im Projekt mit den in der Prozessplanung identifizierten Ressourcen abzuschließen.
Um die Planung auf Kurs zu halten, leitet normalerweise ein Projektmanager das Team, das für die Umsetzung jedes Aktionselements oder Schritts verantwortlich ist, der zum Abschluss des Projekts erforderlich ist. Der Manager hilft, die Aktionen jedes Mitglieds des Teams zu koordinieren, den Fortschritt zu messen und Entscheidungen über Änderungen des Projektplans zu treffen, wenn und wie erforderlich. Im Allgemeinen unterstützt der Projektmanager das Team in jeder Weise, die erforderlich ist, um das Projekt zeitnah und kosteneffizient voranzutreiben. Der Projektmanager ist auch oft direkt gegenüber den Eigentümern des Unternehmens und anderen verantwortlichen Personen für die Gesamtfunktion des Unternehmens verantwortlich.
Wie bei jeder Art von Geschäftsplanung geht es bei der Projektplanung darum, den größtmöglichen Nutzen zu erzielen und gleichzeitig die verfügbaren Ressourcen am sinnvollsten zu nutzen. Zu diesem Zweck besteht ein Ziel dieser Planungsart darin, realistische Daten darüber zu ermitteln, wie viel von jeder benötigten Ressource benötigt wird und wie lange die Ressource benötigt wird. Ein Projektplan kann beispielsweise den Einsatz von Lastkraftwagen erfordern, um Materialien zu einer Baustelle zu transportieren. Der Plan sieht die Lieferungen nach dem Zeitpunkt des Materialbedarfs vor, so dass das Unternehmen diese LKWs für andere Zwecke verwenden kann, wenn sie für die Fertigstellung des betreffenden Projekts nicht erforderlich sind.
Heutzutage wird die Projektplanung oft durch den Einsatz von Software erweitert, um den Gesamtplan zu entwickeln und alle Teammitglieder über den Fortschritt der aktuellen Aktionselemente zu informieren. Projektplanungssoftware macht es einfacher, Aktionselemente in der logischsten Reihenfolge anzuordnen, angemessene Fertigstellungstermine für jedes Element im Plan festzulegen und alle Faktoren zu verfolgen, die sich auf den Projektfortschritt auswirken. Die Planungssoftware kann ein proprietäres Softwarepaket sein, das speziell für den Gebrauch eines Unternehmens entwickelt wurde, oder ein kommerzielles Produkt, das sich gut für die Projektplanung in einer Reihe unterschiedlicher Geschäftsumgebungen eignet.