Substanz über Form ist ein Abschlussstandard der grundlegenden Rechnungslegungsgrundsätze. Der Zweck der Erklärung zwingt Buchhalter, Transaktionen auf der Grundlage der wirtschaftlichen Substanz und nicht der Rechtsform darzustellen. Drei Anforderungen machen diesen Rechnungslegungsgrundsatz aus: Vollständigkeit, Relevanz und Richtigkeit. Jede Transaktion muss diese Anforderungen im Substanz-über-Form-Prinzip erfüllen. Nach diesem Prinzip erstellte Abschlüsse geben Informationen oft so wahr wie möglich wieder.
Vollständigkeit verlangt, dass alle Finanztransaktionen das endgültige Bild jeder Geschäftstätigkeit darstellen. Unternehmen müssen jede Transaktion in ihrer vollständigen Form aufzeichnen. Wenn eine Transaktion aus mehreren Teilen besteht, die im Laufe der Zeit auftreten, müssen Buchhalter nur den Teil erfassen, der sich auf die aktuelle Abrechnungsperiode auswirkt. Offenlegungen sind häufig erforderlich, um Stakeholder über lange Transaktionen zu informieren. Alle Zeitpläne oder andere Berechnungen, die zur Erfassung von Transaktionen erforderlich sind, müssen möglicherweise auch gegenüber den Interessengruppen offengelegt werden.
Relevanz bedeutet, dass eine Finanztransaktion Auswirkungen auf das Unternehmen hat. Beispielsweise sollten die Kosten, die vor einigen Jahren für Vermögenswerte gezahlt wurden, bei Ersatzentscheidungen nicht berücksichtigt werden. Der ursprünglich gezahlte Preis wird wahrscheinlich nicht wieder vorkommen. Daher sollten Buchhalter die Informationen nicht in Berichte für einen Neukauf aufnehmen. Ein weiteres Beispiel für die Bedeutung der Substanz über der Form ist, dass sich die Kosten bei verschiedenen Alternativen unterscheiden; nur die betrachtete Alternative hat relevante Kosten.
Die inhaltliche Genauigkeit über die Form diktiert, dass alle erfassten Transaktionen fehlerfrei sind. Berechnungen sollten klar und prägnant sein und die Wirkung von Finanzinformationen zeigen. In vielen Fällen muss ein Buchhaltungsmanager oder -vorgesetzter möglicherweise Buchhaltungsberichte und -auszüge abzeichnen. Diese Unterschrift weist darauf hin, dass eine zweite Person die Dokumente, Berechnungen und Transaktionen auf Richtigkeit überprüft hat. Abgleiche können auch erforderlich sein, um die Genauigkeit zu testen.
In einigen Fällen können Buchhalter beim Ausfüllen von Jahresabschlüssen auf Genauigkeit verzichten. Vollständigkeit und Relevanz sind unter Substanz wichtiger als Form. Obwohl Buchhalter jederzeit nach Genauigkeit streben sollten, kann es zu verspäteten Abschlüssen führen, wenn zu viele Stunden an einem Projekt verbracht werden. Andere Aktivitäten können ebenfalls leiden, wenn Buchhalter aufgrund von Zeitproblemen in Verzug geraten. Beispielsweise können Steuererklärungen oder öffentliche Einreichungsfristen von einem Unternehmen nicht eingehalten werden.
Während Unternehmen alle Informationen gesetzlich melden müssen, ist dies nicht unbedingt der wichtigste Aspekt von Finanzinformationen. Ein Unternehmen hat normalerweise eine Rechtsabteilung, die diese Informationen überprüft. Buchhalter bevorzugen das Endergebnis, dh ob das Unternehmen einen Gewinn erzielt hat. Der Versuch, sowohl rechtliche als auch finanzielle Aspekte unter „Substance over Form“ zu erfüllen, ist für Buchhalter zu umständlich.