Supply Management ist ein Begriff, der verwendet wird, um die Prozesse zu beschreiben, die von vielen Unternehmen verwendet werden, um Artikel zu beschaffen, zu inventarisieren und zu verteilen, die im laufenden Betrieb des Unternehmens verwendet werden. Der Prozess des Beschaffungsmanagements befasst sich mit den Rohstoffen, die in der Produktion verwendet werden, sowie mit Büromaterial, Komponenten für die Maschinenreparatur und allen anderen Gegenständen, die intern für die laufende Funktion des Unternehmens verwendet werden. Ein Hauptziel eines effektiven Supply Chain Managements besteht darin, die Notwendigkeit, Artikel bei Bedarf zur Hand zu haben, mit einem geringeren Lagerbestand in Einklang zu bringen, damit das Unternehmen weniger Gemeinkosten tragen muss.
Für viele Unternehmen beginnt der Supply-Management-Prozess mit einer zentralen Einkaufsabteilung oder -gruppe. Diese Gruppe koordiniert aktiv den Einkauf von Rohstoffen, Ersatzteilen und Verbrauchsmaterialien bis hin zu Artikeln wie Kopierpapier, Bleistiften und Druckerpatronen. Eine Einkäufergruppe wird versuchen, kosteneffiziente Lieferanten zu finden und Beziehungen aufzubauen, die es dem Unternehmen ermöglichen, Artikel entweder nach Bedarf oder nach einem vorab festgelegten Zeitplan zu kaufen, der bei Bedarf geändert werden kann. Die Gruppe koordiniert dann die Lieferung der Artikel, damit sie kurz vor ihrem Bedarf in den Werksanlagen eintreffen.
Ein althergebrachtes Konzept, das den Gesamtprozess regelt, wird für viele im Supply Management tätige Menschen schlicht als Nutzung bezeichnet. Die Nutzung bezieht sich auf die Anzahl der Einheiten eines bestimmten Artikels, die innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens, beispielsweise eines Kalendermonats, routinemäßig verwendet werden. Die Ermittlung des durchschnittlichen Verbrauchs ist für den Beschaffungsmanager hilfreich, da dadurch prognostiziert werden kann, wann der aktuelle Vorrat erschöpft sein wird und es notwendig sein wird, kurz vor dem Bedarf weitere Einheiten zur Auslieferung zu bestellen.
Durch die Koordination des Einkaufs mit der Nutzung erreicht der Beschaffungsmanagementprozess zwei Dinge. Erstens ermöglicht es der Prozess, ein praktikables Budget zu entwerfen und einzuhalten, um sicherzustellen, dass die Materialien und anderen Elemente, die für die Funktionsfähigkeit des Unternehmens erforderlich sind, immer vorhanden sind. Zweitens macht es ein effektives Angebotsmanagement auch einfach, eine verantwortungsvolle Bestandskontrolle zu praktizieren, die Anzahl der verfügbaren Einheiten eines bestimmten Artikels innerhalb eines bestimmten Niveaus zu halten und so die Steuerbelastung zu minimieren, die Unternehmen auf Rohstoffe, Waren in Arbeit und Fertigwaren zahlen.
In der Vergangenheit stützte sich der Beschaffungsmanagementprozess stark auf einen manuellen Dokumentationsprozess, der die Bestellung, den Empfang und die Auszahlung jedes Artikels verfolgte, der für den Unternehmensgebrauch erworben wurde. Als Teil dieser manuellen Aufzeichnungen war die Berechnung des Verbrauchs basierend auf den Ausgabedaten an verschiedene Abteilungen innerhalb des Unternehmens unerlässlich. Heutzutage übernimmt die Supply-Management-Software viele der Berechnungen automatisch, wenn Ein- und Auszahlungen in der Datenbank verbucht werden. Auf diese Weise können Beschaffungsmanager schnell Berichte erstellen, die angeben, welche Artikel in der nächsten Woche nachbestellt werden sollten und wie viele Einheiten jedes Artikels bestellt werden sollten.
Einige der robusteren Supply-Management-Softwareprogramme sind sogar in der Lage, interne Bestellfreigabeformulare in elektronischer und gedruckter Form zu erstellen, wie z. Software dieser Art kann häufig Auftragserfüllungsformulare erstellen und Kopien an autorisierte Abteilungen verteilen, sobald die Materialien tatsächlich am Standort eingegangen sind, an dem sie verwendet werden.
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