Jedes Unternehmen, das Bestellungen von Kunden entgegennimmt, muss über ein System zur Verfolgung von Arbeitsaufträgen verfügen. Die Implementierung eines solchen Systems trägt dazu bei, dass die Arbeit abgeschlossen ist und nichts durch das Raster fällt. Die besten Tipps für die Arbeitsauftragsverfolgung sind, den gesamten Arbeitsauftragsprozess von Anfang bis Ende abzubilden, Systeme einzurichten, um jeden der Schritte im Prozess zu handhaben, und Personen die Verantwortung für jeden Schritt des Arbeitsauftragsverfolgungsprozesses zuzuweisen und System. Schließlich muss das Unternehmen entscheiden, ob ein manuelles System zur Verfolgung von Arbeitsaufträgen oder ein Softwareprogramm die bessere Option ist.
Um ein Arbeitsauftragsverfolgungssystem zu verwenden, müssen der Eigentümer des Unternehmens und die Mitarbeiter Zeit aufwenden, um jeden Schritt im Prozess zu planen. Wenn beispielsweise ein Fensterbauer einen Anruf von einem Kunden erhält, um einen Kostenvoranschlag zu vereinbaren und die Empfangsdame diesen dann einem der Vertreter im Kalendersystem zuweist, dann sind dies die ersten beiden Schritte in der Auftragsverfolgung. Jeder noch so kleine Schritt sollte als Teil des Auftragsverfolgungssystems skizziert werden.
Sobald jeder der Schritte bekannt ist, kann entschieden werden, wie jeder Schritt gehandhabt werden soll. Einige Unternehmen wählen ein Softwaresystem, das mit ihrer Website verknüpft ist, damit Kunden ihre eigenen Termine vereinbaren können. Das System ordnet den Arbeitsauftrag automatisch dem Vertreter zu. Wenn der Vertreter die Arbeit abschließt, verwendet er ein Handgerät, um den Fortschritt der Arbeit zu protokollieren, und der Server des Unternehmens wird aktualisiert, dass die Arbeit abgeschlossen ist, und die Rechnung wird erstellt und an den Kunden gesendet.
Unabhängig davon, ob das System automatisiert oder manuell ist, müssen Personen zugewiesen werden, die für jeden Schritt des Arbeitsauftragsprozesses verantwortlich sind. Auch ein vollständig automatisiertes System hat Probleme und es werden Fehler gemacht. Es sollte jemand beauftragt werden, den Fortschritt des Systems regelmäßig zu überprüfen – sei es täglich, wöchentlich, einmal im Monat oder vierteljährlich.
Arbeitsauftragssysteme sollten auch kontinuierlich nach Möglichkeiten evaluiert werden, sie zu optimieren, um sie schneller und effektiver zu machen. Nach einer Bewertung kann festgestellt werden, dass ein Schritt eliminiert werden kann oder dass ein Schritt zum Arbeitsauftragsverfolgungssystem hinzugefügt werden muss, um es zu verbessern und so gut wie möglich zu machen.