Ein Angebotskoordinator ist in vielen Vertriebsgesellschaften eine kritische Position. Zu den Aufgaben gehören das Sammeln von Daten von einer Vielzahl von Mitwirkenden in mehreren Abteilungen oder Funktionsbereichen, die Formatierung von Vorschlägen gemäß den Einreichungsanforderungen, die Verfolgung von Fristen und die Überwachung des Status der eingereichten Vorschläge. Ein Angebotskoordinator kann für die Stelle in einem großen Unternehmen engagiert sein oder in einem kleineren Unternehmen zusätzliche Funktionen haben. Der Koordinator ist oft Mitglied des Vertriebsteams, kann aber auch Teil der Marketing- oder Geschäftsentwicklungsabteilung sein.
Jedes Unternehmen, das etwas verkauft, sei es ein Produkt oder eine Dienstleistung, muss Angebote schreiben. Dies kann eine Reaktion auf eine Preisanfrage sein oder einfach ein proaktiver Versuch sein, Geschäfte zu machen. Einige Vorschläge sind ziemlich einfach und enthalten nur grundlegende Informationen wie eine Liste der zu erbringenden Leistungen, Bedingungen und Preise. Andere Vorschläge, insbesondere für große, komplexe Aufgaben, sind ziemlich lang und erfordern die Zusammenstellung vieler Informationen.
Unabhängig vom Komplexitätsgrad muss jedes Angebot entwickelt werden, bevor es dem Kunden präsentiert werden kann. Hier kommt ein Vorschlagskoordinator ins Spiel. Seine Aufgabe ist es, die Anforderungen jedes Vorschlags zu überprüfen und ein Dokument zu entwickeln, das all diese Kriterien erfüllt.
Eine der Hauptaufgaben eines Angebotskoordinators ist die Preisgestaltung. Dies kann die Berechnung von Produkt- und Servicepreisen, Steuern, Versandkosten und mehr umfassen. In den meisten Fällen ist der Koordinator nicht dafür verantwortlich, die Preise zu generieren oder Aufschläge festzulegen, sondern ist dafür verantwortlich, Preisinformationen von der oder den entsprechenden Parteien einzuholen und in das Angebot aufzunehmen.
Einige Vorschläge müssen auch andere Arten von Informationen enthalten. Bei der Beantwortung einer Angebotsanfrage muss ein Angebot beispielsweise alle in dieser Anfrage angegebenen Informationen enthalten. Dies kann Informationen zu Bonität, Verwendung von Subunternehmern und Referenzen umfassen. Bei Angeboten kann es auch erforderlich sein, dass der Angebotsantwort Belegdokumente, wie z. B. ein Versicherungsnachweis, beigefügt werden. Der Angebotskoordinator ist dafür verantwortlich, alle erforderlichen Daten aus Bereichen wie Rechnungswesen, Risikomanagement, Betrieb und Einkauf für die Entwicklung des Angebotsantwortdokuments zu sammeln.
In vielen Fällen ist ein Angebotskoordinator für die Verwaltung eines Angebotszeitraums verantwortlich. Dies kann das Erinnern von Mitwirkenden an fällige Informationen und das Nachfassen, wenn Informationen nicht eingehen, umfassen. Es bedeutet auch, sicherzustellen, dass die Vorschläge fristgerecht geliefert werden. Einige Vorschlagskoordinatoren verfolgen auch die eingereichten Vorschläge und dokumentieren die angenommenen und die abgelehnten.