Ein Management Assistant, auch Executive Secretary genannt, unterstützt einen oder mehrere Führungskräfte. Diese Person kann den Präsidenten, CEO, Vizepräsidenten oder Abteilungsleiter innerhalb einer Organisation unterstützen. Aufgaben können sich auf administrative Funktionen beziehen, die speziell auf die Bedürfnisse der Exekutive und der Organisation zugeschnitten sind. Die Arbeitsverantwortung einer Person in dieser Position geht in der Regel über allgemeine Bürofunktionen hinaus und umfasst komplexe Aufgaben wie analytische Recherchen und die Erstellung von Berichten. Eine Assistentin der Geschäftsführung kann auch andere Sachbearbeiter der Organisation beaufsichtigen.
Eine Person, die in dieser Position beschäftigt ist, ist für die Wahrnehmung der administrativen Funktionen einer oder mehrerer leitender Angestellter verantwortlich. Die administrativen Verantwortlichkeiten, für die die Führungskraft innerhalb der Organisation verantwortlich ist, werden in der Regel dieser Person zugewiesen. Ein Großteil dieser administrativen Unterstützung umfasst die Vorbereitung von Memos, E-Mails und anderer Korrespondenz im Namen der Führungskraft. Diese Person verwaltet ein Dateisystem, beantwortet Telefonanrufe und leitet Nachrichten weiter. Zusätzliche Aufgaben können das Sortieren von Post und Faxen sein.
Um Verantwortlichkeiten effektiv zu erfüllen, können gute organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit zum Multitasking erforderlich sein. Der Exekutivsekretär kann für die Organisation von Sitzungen und Konferenzen verantwortlich sein. Dies kann auch die Koordination mehrerer Zeitpläne und die Handhabung aller Details in Bezug auf das Meeting erfordern. In der Regel gehören auch die Vorbereitung der Tagesordnung und die Bestellung von Speisen oder Erfrischungen zu den Aufgaben dieser Person.
Wenn die Führungskraft geschäftlich reisen muss, ist der Managementassistent normalerweise dafür verantwortlich, bei Bedarf Flug-, Mietwagen- und Hotelarrangements sicherzustellen. Er führt häufig den Kalender der Führungskraft und informiert die Führungskraft über tägliche und bevorstehende Termine, Besprechungen und firmenbezogene Reisen. Normalerweise bereitet er Präsentationsmaterialien für seinen Chef vor, die mit den Besprechungen verbunden sind.
Ein Großteil der administrativen Aufgaben, die dem Managementassistenten übertragen werden, hängt davon ab, was die Führungskraft zu delegieren bereit ist. Dies könnte zu komplexeren Aufgaben führen, die über die grundlegenden Büroaufgaben hinausgehen, die normalerweise für jemanden erforderlich sind, der einer anderen Person hilft. Ein Beispiel für diese komplexen Aufgaben ist die Erstellung und Verteilung von Berichten.
Kenntnisse über Computeranwendungen mit mittleren oder fortgeschrittenen Fähigkeiten sind in der Regel unerlässlich, um Aufgaben mit minimaler Aufsicht auszuführen. Der Managementassistent kann auch spezielle Projekte im Zusammenhang mit der gesamten Organisation verwalten und Datenbanken pflegen. Je nach Unternehmensgröße können auch HR-Generalisten-Aufgaben zu seinen täglichen Aufgaben gehören.
Eine weitere Verantwortung für einige Managementassistenten kann auch die Überwachung des unteren Verwaltungspersonals in der Organisation umfassen. Dies erfordert Führungsqualitäten und Managementfähigkeiten. Es ist möglich, dass der Assistent den Arbeitsablauf des Sachbearbeiters innerhalb der Abteilung planen, einteilen und überwachen muss. Neben der Überwachung ist der Assistent in der Regel der Ansprechpartner für den täglichen Bürobetrieb in Bezug auf Büroausstattung oder Gebäudewartung.