Die Aufgaben eines Debitorenbuchhalters (AR) hängen von der Größe und Struktur eines Unternehmens ab. Im Wesentlichen umfasst diese Position typischerweise die Bearbeitung aller eingehenden Zahlungen. In einem kleineren Unternehmen muss der Debitorenbuchhalter möglicherweise auch Inkassoanrufe tätigen. Obwohl die Rolle als Buchhaltungsposition kategorisiert wird, hat sie viele administrative Aufgaben.
Ein Debitorenbuchhalter führt in der Regel jeden Tag im Wesentlichen die gleichen Aufgaben aus. Dazu gehört ein hohes Volumen an Dateneingaben. Da es besonders wichtig ist, dass diese Aufgaben mit hoher Genauigkeit ausgeführt werden, arbeitet der AR-Buchhalter oft in einem zügigen Tempo, aber mit viel Liebe zum Detail.
Einige der spezifischen Dinge, die von einem Debitorenbuchhalter verarbeitet werden, umfassen Geldeingänge, Rückbuchungen von Kundenkonten und Rabatte. Diese Transaktionen werden normalerweise innerhalb von ein oder zwei Tagen gebucht. Ein AR-Buchhalter kann auch Kreditkartentransaktionen verarbeiten.
Neben der Verarbeitung von Zahlungseingängen kümmert sich ein Debitorenbuchhalter in der Regel auch um andere Aspekte von AR. Dazu gehört auch die Aufbereitung von Informationen für Kunden wie Gut- und Lastschriften. Es kann auch beinhalten, Kunden oder Kollegen bei AR-bezogenen Problemen zu unterstützen.
Die meisten Debitorenbuchhalter müssen auch Dateien aller AR-Aktivitäten führen. Dies umfasst sowohl aktuelle Aktivitäten als auch Archivdateien. Ein typisches Unternehmen verfügt über Richtlinien für den Umgang mit dieser Art von Dateien, die sowohl Unternehmensvorschriften als auch gesetzliche Anforderungen berücksichtigen.
Das Arbeitsvolumen eines Debitorenbuchhalters kann stark variieren. Kleinere Organisationen haben in der Regel einen AR-Buchhalter, der mehrere Aspekte des AR-Prozesses verwaltet. In größeren Unternehmen kann so viel Arbeit anfallen, dass zwei oder sogar mehrere AR-Buchhalter notwendig sind. Je größer das Unternehmen ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass der Job eines AR-Buchhalters hauptsächlich aus der Dateneingabe besteht.
Die Organisationsstruktur kann sich auch auf die Aufgaben eines Debitorenbuchhalters auswirken. In kleineren Unternehmen kann die Position von einem Accounting Manager beaufsichtigt werden. AR-Buchhalter in größeren Unternehmen können mehrere Positionen über sich haben, von AR-Supervisoren bis hin zu Accounting-Managern.
In den meisten Fällen ist ein AR-Buchhalter ein Einstiegsjob. Es erfordert in der Regel eine Hochschulausbildung und oft einen Abschluss in Betriebswirtschaft oder Rechnungswesen. In vielen Fällen kann auch ein Kandidat mit diversen administrativen Erfahrungen, wie beispielsweise ein Büroleiter für ein kleines Unternehmen, diese Rolle übernehmen. Da eine Person in dieser Rolle erwarten kann, mit einer Vielzahl von internen und externen Kunden zu kommunizieren, ist es auch wichtig, gut mit anderen zusammenarbeiten zu können.