Ein Meilenrückerstattungskonto kann sich auf zwei verschiedene Dinge beziehen. Die erste ist eine Art Konto, das von einer Mitarbeiterin in einem Unternehmen geführt wird, in dem sie beschäftigt ist; bei qualifizierten Dienstreisen reicht sie dann eventuell ein Formular zur Kilometerrückerstattung ein und das Geld wird dem Konto gutgeschrieben, das oft nur eine Geschäftskreditkarte ist. Die zweite Art des Kilometergeldkontos wird vom Unternehmen selbst eingerichtet und ist in der Regel ein vom Unternehmen festgelegter Betrag, der zur Erstattung von Dienstreisen an Mitarbeiter bestimmt ist. Dies hilft dem Unternehmen, Ausgaben zu verwalten und ein monatliches oder jährliches Budget beizubehalten.
Die erste Art des Meilenrückerstattungskontos ist einer der Vorteile, die häufig Mitarbeitern in größeren Unternehmen angeboten werden. Die Erstattung kann die Benzinkosten für die Nutzung des eigenen Autos oder die Kosten für einen Mietwagen und das für das Auto benötigte Benzin abdecken. Sie kann auch Flugtickets abdecken, wenn diese Art von Reise erforderlich ist, zusätzlich zu anderen Reisekosten wie einem Hotelzimmer. Die Meilenerstattung bezieht sich nicht unbedingt nur auf gefahrene Meilen. Diese Konten werden manchmal auch als Reisekostenerstattungskonten bezeichnet.
Unternehmen verlangen von ihren Mitarbeitern in der Regel entweder die Vorlage von Quittungen und stellen dann einen Scheck zur Erstattung aus oder geben den Mitarbeitern einfach eine Unternehmenskreditkarte zur Verwendung und ersetzen dann das Guthaben auf dem Meilenrückerstattungskonto. Die Mitarbeiter sollten darauf achten, dass das Geld, das ausgegeben und dann zur Erstattung eingereicht wird, sorgfältig im Auge behalten wird und dass nur qualifizierte Ausgaben eingereicht werden. Anderenfalls kann man das Privileg des Zugangs zu einem Meilengutschriftskonto verlieren oder in Zukunft von Geschäftsreisen untersagt werden.
Die zweite Art des Kilometergeldkontos wird von Unternehmen für umfassendere Budgetierungszwecke verwendet. Das Geld wird selten auf ein separates Konto vom Rest der Lohn- oder Geschäftsausgabenkasse eingezahlt, aber oft wird eine Buchhaltungssoftware verwendet, um den Zweck der Gelder auf diesen größeren Konten zu bestimmen. Ein bestimmter Betrag pro Monat oder Jahr kann für die Kilometerrückerstattung zulässig sein, und wenn Mitarbeiter diesen Betrag überschreiten, kann die Anzahl der zulässigen Geschäftsreisen reduziert oder eine Prüfung durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass die Mittel vorhanden sind sachgerecht verwendet wird. Eine solche Buchführung ermöglicht auch eine einfachere Buchführung und den Ausgleich von Einnahmen und Verlusten am Jahresende.