Die Position des Fondsbuchhalters ist traditionell in einer gemeinnützigen Organisation oder einem Regierungszweig zu finden, deren Zweck der steuerlichen Rechenschaftspflicht gewidmet ist. In dieser Rolle teilt die Person das Einkommen in Kategorien oder Fonds ein, um sowohl die Quelle als auch die Verwendung der Gelder zu identifizieren. Folglich ist ein Fondsbuchhalter dafür verantwortlich, gute Verwaltungspraktiken nachzuweisen, die Finanzlage der Organisation zu bestimmen, zu planen und zu budgetieren, den Cashflow zu überwachen und mit den wichtigsten Interessengruppen zu kommunizieren.
In der Fondsbuchhaltung besteht das Ziel darin, Finanztransaktionen kategorisch zwischen allgemeinen und zweckgebundenen Fonds aufzuteilen, da jeder Fonds einen bestimmten und genehmigten Zweck hat. Der allgemeine Fonds deckt Betriebsausgaben wie Mitarbeiterlöhne, Büromaterial und Wartungskosten; Sonderfonds hingegen sind darauf beschränkt, dass sie nur zur Finanzierung von Aktivitäten verwendet werden, die der Geldgeber oder Geldgeber ausdrücklich als genehmigte Ausgaben vorsieht. Im Wesentlichen ermöglicht die Fondsbuchhaltung Organisationen, die Ausgabenaktivitäten zu überwachen, um sicherzustellen, dass eingeschränkte Mittel ordnungsgemäß zugewiesen werden. Während es für eine Organisation aus geschäftlicher Sicht wichtig ist, ihr Geld richtig zuzuweisen, ist es auch für die Personen wichtig, die der Organisation die Mittel zur Verfügung stellen. Menschen, die Geld spenden, sei es an eine Wohltätigkeitsorganisation, ein Unternehmen oder eine andere Organisation, möchten wissen, dass die Organisation das Geld effektiv verwendet.
Ein Fondsbuchhalter ist dafür verantwortlich, Rechenschaftspflicht und Verantwortung nachzuweisen, indem er beurteilt, ob die Organisation die Mittel angemessen verwendet und ordnungsgemäß dokumentiert hat. Ein Fondsbuchhalter bestimmt auch die Finanzlage eines Unternehmens, indem er die verfügbaren Ressourcen, ihren Wert und alle finanziellen Auswirkungen identifiziert, die die Organisation erfahren könnte, wenn sie ersetzt oder entfernt würden. Die Fondsbuchhalter gruppieren Vermögenswerte und Verbindlichkeiten nach dem jeweiligen Verwendungszweck, um sicherzustellen, dass gebundene und uneingeschränkte Mittel getrennt bleiben.
Traditionelle gewinnorientierte Unternehmen konzentrieren sich auf Rentabilität und haben ein Hauptbuch. Umgekehrt führen Fondsbuchhalter je nach Spender- und Ausgabenaktivität mehr als ein Hauptbuch. Zum Beispiel kann es ein allgemeines Konto geben, das für uneingeschränkte Mittel verwendet wird, und ein Gebäudefondskonto, das verwendet wird, um für den Bau verfügbares Geld zu verfolgen.
Auch die Budgetierung ist eine wichtige Aufgabe, da Fondsbuchhalter bestimmen müssen, wie die Mittel zugewiesen werden und welche Ressourcen für ein bestimmtes Projekt benötigt werden. Darüber hinaus ist ein Fondsbuchhalter für die Bewertung der steuerlichen Leistung der Organisation im Vergleich zu den vorgeschlagenen Zielen verantwortlich, um die betriebliche Effizienz zu gewährleisten. Diese Position wertet die Fondsaktivitäten aus, um die Ausgabenaktivitäten zu überwachen und für Eventualitäten zu planen. Schließlich kommuniziert ein effektiver Fondsbuchhalter prägnant und auf klare und zuverlässige Weise Finanzinformationen, die für Entscheidungsträger wichtig sind.