Ein Fotoarchivar ist in der Regel dafür verantwortlich, eine Gruppe von Fotos umfassend und aussagekräftig zu organisieren. Dies kann auf verschiedene Weise erreicht werden und kann eine chronologische Anordnung und Organisation von Fotografien in Kategorien basierend auf Thema oder Fotograf umfassen. Sobald die Organisation abgeschlossen ist, ist ein Archivar oft dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass die Bedeutung und der Zweck verschiedener Bilder durch die Zusammenstellung von Aufzeichnungen und Notationen für jedes Bild erfasst werden. Ein Fotoarchivar kann auch auf einem digitalen Medium arbeiten und digitale Fotos und Computerdateien verwenden, um Daten sinnvoll und effektiv zu organisieren.
Die Aufgaben und Verantwortlichkeiten eines Fotoarchivars können je nach den besonderen Bedürfnissen des Arbeitgebers etwas variieren. Im Allgemeinen beginnt die Arbeit eines Archivars jedoch oft mit dem Sammeln und Ordnen einer Reihe von Fotografien, die Teil einer Sammlung sind. Diese anfängliche Aufgabe kann unglaublich komplex sein, wenn eine Gruppe Tausende oder sogar Millionen von Fotos hat, die archiviert und zugänglich gemacht werden müssen.
Bei der richtigen Organisation durch einen Fotoarchivar geht es oft nicht nur darum, die verschiedenen Fotografien zusammenzustellen, sondern auch, wie sie am besten bestellt werden können. Dies kann davon abhängen, wie eine Organisation die Fotos archivieren möchte, obwohl eine chronologische Reihenfolge durchaus üblich ist. Die Bestimmung der richtigen Chronologie für Fotos kann jedoch schwierig sein, daher können zusätzliche Methoden verwendet werden. Fotos können nach den Themen der Bilder oder der Person, die das Foto gemacht hat, oder nach mehreren Kategorien mit unterschiedlicher Wichtigkeit sortiert werden.
Sobald die Bilder richtig organisiert sind, stellt ein Fotoarchivar normalerweise die Bedeutung oder den Zweck der Bilder fest. Die gesammelten Bilder können zum Beispiel mit Notizen versehen werden, die angeben, wer jedes Foto gemacht hat und welches Thema es ist. Ergänzend können zusätzliche Informationen zur Verfügung gestellt werden, die oft Angaben zur Bedeutung eines fotografierten Objekts oder zu seinem Zweck enthalten. Damit ist sichergestellt, dass Bilder innerhalb eines Archivs auch in Zukunft aussagekräftig bleiben.
Ein Fotoarchivar kann auch mit digitalen Fotografien arbeiten, sie in einem digitalen Medium organisieren und mit Anmerkungen versehen. Dies kann rein auf einem Computer erfolgen, indem ein Archivar Notizen zu digitalen Dateien hinzufügt, Bilder in verschiedenen Unterordnern organisiert und die Fotos auf einer Festplatte speichert. Eine solche Archivierung kann jedoch auch externe Medien umfassen, einschließlich der Verwendung zusätzlicher Speichergeräte oder Medienplatten. Dadurch wird sichergestellt, dass eine Aufzeichnung von Bildern und Aufzeichnungen von einem Fotoarchivar sowohl in einem Backup als auch als Original aufbewahrt wird.